Wikipediaによると“販売”とは「商品を売ること」と解説されています。
「商品」と聞くと小売業など実体のあるモノを想像しますが、生命保険やWebサービスなんかも「無形商材」と言ってしっかりと商品に分類されています。つまり取り扱っているモノに関わらず、どんな会社でも必ず販売業務が発生するということですね。そしてビジネスマンの方なら、販売業務には多くの課題が残されていることをご存知でしょう。この課題をクリアするために多くの企業で「販売管理システム」を導入するわけですが、IT時代と言われている現代においてもシステムの導入なしえ販売管理を行っている企業が多く存在します。
理由としては「システムを導入するとコストがかかる」といった経済面での問題や「そもそもITに頼る事自体あまり好きじゃない」といった経営者の意向などもあるかと思います。
しかし販売管理システムを導入することで解決できる問題は非常に多く、導入はやはり不可欠と言えるのではないでしょうか。今回はこんな販売管理に関する課題を紹介しつつ、システムを導入することでどのように解決できるのかを解説していきたいと思います。
取引先によって見積書が異なるため手間が多い
会社が成長すれば必ず1社2社と取引先が増えていきますよね。「うちは1社として取引してないよ」といった企業は非常に稀であり、従業員数10人未満のスタートアップや中小企業でも3~10社程度の取引先が存在しているかと思います。
そして取引先が増えてくると煩雑化してくるのが見積書の管理です。
「フォームには特にこだわらない」といった取引先ばかりならいいのですが、ほとんどの企業では見積書のフォームが決まっています。従って取引先の数だけ見積書の種類があり、これを手作業で管理し続けるのは意外と骨の折れる業務ですね。
異なるフォームで見積書を提出してしまうというリスクもあるでしょう。
取引先ごとに見積フォームを管理
販売管理システムでは取引先ごとに見積フォームを管理することができます。また、A社からの受注ではAフォームを、B社からの受注ではBフォームを使用するように設定しておけば、異なるフォームで見積書を提出してしまうこともありません。
手作業で管理する必要がないので大幅な業務効率化につながり、信頼性を欠くリスクをも軽減できます。
メールやFAXでの受注が多く入力の手間が発生している
販売管理システムを導入していない企業での一般的な受注方法は、恐らくメールやFAXといった形式になることが多いと思います。このとき発生する業務が、エクセルなどの販売管理シートへの入力作業です。
一つ一つの作業は簡単なものでも、日に何回もの作業となると面倒に感じてる方が多いのではないでしょうか？本来業務の時間を大幅に割いてしまう上にストレスも溜まりやすいですね。結果労働生産性の低下につながりかねません。
また、手作業で受注データを入力するとなるとミスも発生しがちです。例えば受注個数のケタを一つ増やしてしまっただけでも大きな損害に繋がるケースが少なくありません。
Webサイトとの連携で入力作業を簡素化
近年提供されている販売管理システムは、安価なものでもWebサイトのとの連携が可能になっています。顧客がWebサイトから発注をかければ販売管理システムへと自動でデータが入力されるため、業務効率化と入力ミスを一気に解消することができますね。
また、顧客からしても発注業務が簡素化されるので好印象となるでしょう。
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入力作業が多いため人為的ミスが発生しやすい
販売管理はデータ入力作業が非常に多いので、人為的ミスが発生しがちです。例えばメールやFAXから受注した際には販売管理シートへの入力し、その上で在庫管理シート(あるいはシステム)や会計管理シート(あるいはシステム)へと再度データを入力しなければなりません。
このように販売管理シートへ入力するだけでなく、2重3重のデータ入力が発生してしまっているのです。
こうなるとどんなにベテラン社員でも必ず入力ミスを起こします。
また、ミスを軽減するために2重チェックを徹底すると、その分コストがかかっていることになるので「コスト削減」という新たな課題が発生するでしょう。
システム間の連携で入力作業を軽減
こういった課題を解決するためには、在庫管理システムや会計管理システムとの連携が取れる販売管理システムを導入するのが効果的です。
例えば「クラウドERP」というソリューションは、販売管理・在庫管理・会計管理・顧客管理といった企業経営に必要な基幹系システムを一括で提供しています。各システムでの連携がしっかりと取れているので2重3重に発生していたデータ入力作業を簡略化できるのです。
また、クラウドで提供されているのでサーバ調達の必要がなく、導入コストを押さえて利用することができます。
販売情報を一元的に管理できないため販売・在庫計画が立てにくい
システムでの管理でもなければ、全ての案件を一括して管理することは非常に難しいでしょう。当然各案件で受注数や単価なども異なるので、手作業で一元管理するとなるとかなり手間のかかる業務です。
しかし販売情報を一元的に管理できなければ、販売・在庫計画を立てていくことはできません。
結果過剰在庫になってしまったり、反対に在庫不足で機会損失を招いてしまうといったリスクがあります。
販売情報を一元的に管理し販売・在庫状況を把握
販売管理システムで販売情報を一元的に管理するのは非常に簡単です。また、在庫管理システムと連携が取れていれば尚のことでしょう。
販売情報を一元的に管理することで在庫状況を的確に把握し、在庫の過不足を排除することができます。在庫とは過剰にあるとコストがかかってしまい、不足していると機会損失を招くという非常に繊細な管理要素です。
在庫管理を適切に行うことができれば、大幅なコストダウンにつながるでしょう。
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受注生産品や特注品の管理が難しい
受注生産品や特注品を取り扱っている会社では、販売管理の煩雑さが2倍にも3倍にもなります。
通常の販売管理ならば「受注⇒在庫確認⇒出荷作業」という流れが一般的ですが、受注生産品や特注品では「受注⇒生産状況確認⇒生産依頼⇒商品受取⇒出荷作業」という流れで出荷までの業務が多くなります。
また、受注から出荷作業までの期間も長期化するので管理が難しくなってしまうのです。
結果的に受注数や出荷先を間違えるといったトラブルにつながります。
案件ごとの管理でイレギュラーでもしっかり管理
販売管理システムでは受注生産品や特注品といった、イレギュラーな受注をしっかりと管理することができます。案件ごとにプロジェクトを立ち上げることができるため、各案件を適切に管理することができるので。
サービスによって契約期間や請求日が異なる
生命保険やWebサービスといった無形商材では、顧客によって契約期間や請求日が異なるケースが多いでしょう。そして顧客数が多いほど販売管理業務が煩雑化します。
「今は顧客数が少ないから大丈夫」という企業でも、顧客数が増加していくにつれ業務負担を徐々に感じていくかと思います。
また、無形商材ではちょっとしたミスが顧客の離脱を招く原因でもあるので、販売管理に関するミスは徹底的に排除したいところでしょう。
柔軟な設定で異なる契約期間や請求日も管理
契約期間や請求日を柔軟に設定することができれば、ミスを排除することができます。そして販売管理システムであればそれば可能です。
また、前述したようにWebサイトとの連携も取れるので顧客ごとの管理をより簡単にしてくれるでしょう。
長期的な顧客の販売処理を簡素化できていない
長期での付き合いがあり、定期的に受注のある顧客の販売処理をその度にしていては業務のムダというものです。定期的に受注のある顧客の販売処理簡素化することは確実の業務効率化のつながることでしょう。
さらに、懇意にして頂いている顧客だからこそ販売処理を簡素化して人為的ミスを排除しなければなりません。
人為的ミスで信頼を欠いてしまえば定期的な収益を失ってしまうでしょう。
前回受注を参照にしつつ販売処理を簡素化
販売管理システムでは定期的な受注がある顧客に対し、簡素化した販売処理を提供しています。前回受注を参照いしつつ受注個数の増減や消費の追加などにも対応しているので、柔軟な処理が可能です。
特に毎回決まって受注のある顧客に対しては、販売処理がかなり簡素化されるので大きな業務効率化になるでしょう。
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まとめ
いかがでしょうか？販売管理には多くの課題が存在しておりシステムの導入でそれらの課題を解決することで、業務効率化・リスクの軽減・コストダウンといった大きなメリットが享受できるのです。
もちろん、販売管理システムならどんな製品でもいいというわけではなく、導入時のポイントなども押さえなくてはなりません。しかし適切な導入さえできれば確実に課題を解決していくことができます。
また、製品としてはやはり在庫管理システムや販売管理システムなどその他基幹系システムと連携の取れるものがおすすめです。各良ステムで連携が取れていることで今回紹介した課題解決だけでなく2次的なメリットも多く、業務効率化・リスクの軽減・コストダウンだけでなく経営を加速させることも可能でしょう。
そしてこういった連携の取れているシステムを導入するのであれば、やはり「クラウドERP」がベストです。必要なのはインターネット環境とPC、そして月額利用料だけなのでサーバ運用・管理といった煩雑な業務もありません。
「そろそろ販売管理システムが必要かも」と感じているのであれば、「クラウドERP」も合わせて検討してみましょう。
