オンプレミスの会計ソフトをご使用になられている中小企業では、事業の継続と成長に伴い様々なお悩みを抱えられていることと思われます――会計以外のデータとの照合や確認はできないのか、仕訳や税務申告以外の使い道はないのか、業務の拡張に従って処理速度が遅くなった・・・さりとて、買い替えるまでには踏みきれず、このまま使い続けるにはひっかかりがある。大きなジレンマを解消する有効な打開策はないものでしょうか。
そこで今回は、今話題のクラウド会計ソフトを取り上げ、従来の会計ソフトとの違いをあくまで会計ソフトをお使いになられている方の視点に立って解説し、さらに一歩踏み込んでバックオフィス業務に飛躍的な改善をもたらすクラウドサービスについて考えていきます。
クラウド化が会計ソフトの機能を最大限に引き出す
現在、会計ソフトを活用していられる方は、かつて市販の会計パッケージを購入しインストール後はバージョンアップを繰り返しながら使い続けている方がほとんどだと思われます。しかし現在ではクラウド技術の向上とSaaS（Software as a Service）型のクラウドサービスの拡充により、バージョンアップやオプション追加を行うことなく、消費税・マイナンバー制度対応などの最新の機能をローコストで活用できるクラウド型会計ソフトが続々と登場し、経理や人事をはじめとするバックオフィス業務に飛躍的な効率化をもたらしています。
それでは、気になるクラウド会計ソフトを活用するとどんなメリットが約束されるのか、実際に業務を行う方の視点に立って具体的に検証していきましょう。
①財務会計業務の効率化
中小企業では、総勘定元帳入力や税務申告に会計ソフトを活用し、受発注履歴や在庫管理などは表計算ソフトを活用されているケースが多いと思われます。表計算ソフトにはデータの入力や編集が容易というメリットがありますが、その反面、関連するデータを紐づけることが難しいというデメリットがあります。実際、製品別・部門別の収益性推移をまとめたり、顧客ごとの取引状況を分析した資料を作成したりする際には、複数のファイルから必要な情報を照合・確認してから改めて集計するなど、苦労されている方が多いのではないのでしょうか。
クラウド会計ソフトは、異なるアプリケーションを単一のデータベースから提供していますので、関連するデータを一元的に管理し、照合・確認する作業を省力化します。また、外部のシステムとの連携性も高く、銀行口座、クレジットカード、電子マネーなどの入出金・決済データを自動で取り込むこともできますので、総勘定元帳への入力や税務申告書作成時間を大幅に短縮するばかりか、キャッシュフローの動きが日次レベルで把握できるようになり、経営層が設備投資や店舗拡張などの重大な判断を行う際に信頼性の高いデータを提示できるようになります。
ここで、さらに一歩踏み込んで考えてみましょう。会計ソフトだけでなく在庫管理、販売管理、資産管理、人材、物流、情報などのビジネスに必要な業務アプリケーションを統合的に管理するERP（統合基幹業務）システムのサービス提供を受ければ、統一されたデータベースから他の業務由来の費用項目もリアルタイムで自動入力できますので、会計業務の大幅な効率化が実現します。データが一元管理されていれば、特定の取引先や金融機関を指定して過去の取引履歴を一覧表示することも可能となりますので、請求書などの帳票発行業務もスムーズに行え、全部門のKPI（重要業績評価指標）の「見える化」によりキャッシュフロー改善効果も生まれてきます。
②他業務との連携性／全体業務の効率化
クラウド会計ソフトの活用で、経理以外の他の部門の業務の効率化も図れます。たとえば営業部の方は、毎月、交通費や接待費などで受け取った領収書を経理担当へ提出する精算業務に悩まされていたことと思われます。クラウド会計ソフトは、スマートフォンで撮影した領収書の数値もをデータ化しますので、営業部員は自社と顧客先の締め日が重なる月末の煩雑さから解放され、本来の業務への集中が図れます。
さらにクラウドERPなら、グラフなどを使った分かりやすいレポートを自動的に生成するダッシュボード機能を提供し、各業務が必要とする情報を全部門でリアルタイムに共有します。特定の取引先との受注履歴情報の共有は、営業活動の推進や創出するサービスの向上へとつながります。また、関連するデータを部門間で照合・確認する必要もなくなりますので、同じデータを複数の部署で打ち込むロスやその際に発生する人的なミスをも解消し、企業全体の業務に飛躍的な効率化をもたらします。
[RELATED_POSTS]③法令改正への迅速な対応
2016年の税制改正大網では、いままで法的保管義務があった領収書や請求書などの原本管理を、スマートフォンやデジタルカメラ、スキャナによる電子データの保管があれば原本の破棄を認める「経費清算の電子化」へと大きく舵を切ったものとなりました。クラウド会計ソフトは、「経費清算の電子化」の流れにも適応したシステムであり、消費税率アップやマイナンバー制度といった法令・政令改正時にも迅速な対応と機能バージョンアップを提供します。
この面においてもクラウドERPは、各業務において求められる品質管理基準や安全衛生法基準など、税務会計以外の法令・基準改正にも迅速に対応し、企業全体の統制・コンプライアンスの確保に大きな貢献を果たします。
④セキュリティの強化
会計データは、企業経営の実態を示す機密性の高い情報であり、経理担当者はその管理に悩まされていたことと思います。クラウド会計ソフトは、データの暗号化やアクセス制限などの最新のセキュリティ機能を随時、追加提供するとともに、データセンターからサービス提供により、情報漏えいの要因となるノートPCやUSBメモリの紛失、メールの誤送信などのリスクを回避します。
さらにクラウドERPならば、システム面・物理面から情報漏えいへの安全性が担保されたサービス提供事業者のデータセンターからトータルにサービスが提供され、BCP（事業継続計画）の観点から求められる重要データのバックアップ管理も徹底していますので、高品質な情報資産管理が実現します。
⑤コスト・運用負担の軽減
クラウドサービスの有効性をご理解いただいても、コストや運用管理面の問題から、導入に二の足を踏まれる方もいらっしゃると思います。ご安心ください。ソフトウェアライセンスを購入する必要のないクラウドサービスは、TCA（初期導入コスト）を抑えた迅速な導入が可能です。また、ネットワークを通じてシステムとアプリケーションがセットになって提供されますので、社内のシステム管理者が定期的なバージョンアップや日常的なメンテナンスを行う人的な運用負担をも解消します。
これをさらに一歩踏み込んで考えれば、クラウドERPならば会計ソフトだけでなく販売管理、顧客管理、在庫管理、生産管理といった業務に必要なシステムを月々数万～数10万円のコストで一括して活用でき、社内ITシステムのTCO（総所有コスト）を大幅に軽減することへとつながります。
⑥拡張する業務への対応／ビジネスへの最適化
インストールした会計ソフトの処理能力以上に顧客や取引先が増加し、データ処理や対応の速度が低下した悩みも、データセンターからトランザクション能力を制御するクラウド会計の適用で解消されます。これにより、今まで本部機能に集約されていた会計処理業務も、支店単位・店舗単位で柔軟に行えるようになり、会計業務のスピードは一層向上していくことになります。
クラウドERPの活用は、その範囲を全業務へと拡げます。ビジネスインテリジェンス機能を提供するクラウドERPは、KPIの推移から将来の収益性予測をシミュレーションしますので、活用する企業は市場の動向や経営環境の変化に合わせて柔軟に提供を受ける機能やアプリケーションを設定することができ、自社に最適な成長シナリオを組んで、ビジネスに取り組んでいくことができるようになります。
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クラウドERPならば中小企業経営のグレードアップを推進する
クラウドERPの活用は、中小企業が抱える財務会計業務の効率化、全体業務の最適化、運用コスト、コンプライアンスとセキュリティの確保、システム拡張の課題に的確なソリューションを提供し、中小企業の経営を飛躍的にグレードアップしていきます。
NetSuite は、ERP/財務会計を中心に営業、サービス、在庫管理、受注管理、Eコマースなどのビジネスに必要とされるあらゆる業務アプリケーションとデータを、世界規模のデータセンターのプラットフォームから提供するクラウドビジネス管理スイートです。高次元のビジネスインテリジェンス機能を発揮して、共通のダッシュボード上に皆様のビジネスに最適なロードマップを提示し、経営の実態に即した成長シナリオの推進を強力にサポートします。
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