どんな企業の営業部門にも必ずあって、作業頻度が多いものと言えば“見積業務”でしょう。顧客の見積依頼から迅速に見積書を作って提出する必要があり、かつ競合と比べ競争力があるものでなくてはなりません。
“見積管理システム”は、そんな見積業務を最適化するためにあります。
見積管理システムを導入すれば業務フローの最適化や適正価格の反映、ノウハウの共有などが可能になります。詳しい導入効果については「見積管理システムとは？」をご覧ください。
今回は、そんな見積管理システムの基本機能について紹介していきます。
見積書作成：見積書作成業務を効率化する
最も基本的な機能といえば見積書作成です。これをシステム上で行うことは、想像以上に大きな導入効果があります。
テンプレート管理
従来のExcelで見積書テンプレートを管理しているような環境では、素早い見積書作成はできません。顧客によってテンプレートが異なったり様式が異なる場合が多いので、指定のテンプレートを呼び出すだけでも時間がかかってしまいます。
見積管理システムでは、顧客によって違うテンプレートを登録して、瞬時に呼び出すことができます。テンプレートに顧客情報を紐付ければ、間違った見積書作成をすることもありません。
外出先からの見積書作成
インターネット経由でサービスを利用するクラウド型を導入したり、VPNを構築しているような企業では、見積管理システムを社外から利用することも可能です。
外出先から見積書作成を行えれば、営業先の要望に応じてその場で見積書を作成することも可能です。見積依頼へのレスポンスを早められるだけでなく、隙間時間を活用できるようになるので、業務効率化が促進するでしょう。
業務フロー：最適化業務フローで迅速な承認を
見積業務において最も時間がかかるのが、見積書作成ではなく承認作業ではないでしょうか。特に承認者が頻繁に外出するような環境では、なかなか思うとおりに承認作業が進まず、苛立ちを覚えることもあるかと思います。
電子化されたフロー
見積管理システムによって電子化された承認フローは、承認作業が進まないことでの苛立ちから解放されます。
承認フローを電子化することで、承認者は場所を問わず見積書の確認を行い、承認まで行うことができます。つまり外出先からでも見積管理システムを介して承認することができるので、迅速な承認作業を促すことができるのです。
見積書の手戻り
見積管理システムによっては、承認がされなかった場合の分岐を定義することもできます。例えば自分が作成した見積書が承認者Aによって承認されたものの、承認者Bに承認されなかった場合は“手戻り”になるといった機能です。
承認されていない見積書を提出することはできないので、組織のガバナンスを維持するためにも役立ちます。
営業支援：様々な情報表示で見積業務を支援する
近年提供されている見積管理システムの多くは、単に見積書を作成したり、業務フローを最適化するだけに留まりません。まるで営業支援システムのような、営業活動をバックアップする機能も多数提供されています。
原価情報の表示
原価情報は見積書を作成する上で重要な情報源です。見積もりを適正価格で提示するためには、正確な原価情報が必要になります。見積管理システムが原価管理システムと連携している場合、データ共有により原価情報を参考にしつつ見積書を作成することが可能です。
適正価格を提示するということは、競合との競争力を得るということでもあります。
商談内容の記録
見積管理システムに商談内容を記録しておけば、部門責任者は部下の活動状況を常に把握することができます。ひいては、それが「営業部門全体で活動に取り組む」という効果につながるのです。
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顧客管理：顧客情報を登録していつでも参照できる
見積管理システムでは営業支援だけでなく、顧客管理システムとしての側面を持つ製品もあります。
顧客情報の登録
見積管理システムに顧客情報を取り込めば、必要に応じて情報を呼び出し迅速な見積業務が可能になります。先にも説明しましたが、見積書テンプレートと顧客情報を紐づけることで正確な見積書作成も可能です。
外部連携：様々な業務アプリケーションと連携する
見積管理システムが本来の導入効果を発揮するのは、周辺アプリケーションと連携したときです。
周辺アプリケーションとの連携
営業支援システム、顧客管理システム、在庫管理システム、原価管理システムなどは見積業務と関係性のあるもので、連携することによって様々な効果があります。ですので、見積管理システムを選定する際は、周辺アプリケーションとの連携性を確認しておく必要があります。
あるいは、ERP(統合基幹業務システム)の一環として導入することをおすすめします。
ERPとしての見積管理システムとは
ERPとは組織に必要な業務アプリケーションを、統合的に提供するITツールです。見積管理システムはもちろん、営業支援システムや生産管理システム、Eコマースシステムなど様々なシステムで連携の取れた環境を導入することができます。
あるいは、営業支援システムの一機能として見積管理機能が提供されていることもあります。
ERPによって見積管理システムを導入するメリットは“全社最適化”です。複数の業務アプリケーションはすべて連携し合っているので、2重のデータ入力作業が発生しなかったり、部門を横断したデータ可視化が可能になります。
例えば、営業部門が在庫管理システムのデータを確認したり、購買部門が営業活動状況で把握したり購買計画を立てたり、分断化されたシステム環境では実現しなかったビジネスを可能にします。
従って見積管理システムを導入検討する際は、同時にERPの検討も行うこともおすすめします。
見積管理システムの機能を上手く活用するためには？
せっかく導入した見積管理システムも、上手く活用できなければ導入効果を得ることもできません。機能を使いこなすためには運用方法が問題だと考える方が多いですが、見積管理システム選定段階から注意することがあります。
それは「多機能にまどわされない」ということです。
見積管理システムの機能は実に様々で、ここで紹介した機能以外にも多数の機能を有している製品があります。しかし、だからとって“優れた見積管理システム”とは限らないのです。
皆さんは購入したPCにプリインストールされたアプリケーションが大量にあって、煩わしく感じたり、そのせいで基本的な機能を使いこなすのにも時間がかかったという経験はないでしょうか？
それと同じで、多機能とはニーズがなければ無意味な特徴です。逆に見積管理システムを複雑にしてしまうので、活用されない業務アプリケーションを生み出してしまう可能性すらあります。
ですので、見積管理システム選定段階から、機能要件に沿ってシンプルにまとまった製品を選ぶことを意識しましょう。
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まとめ
以上が、見積管理システムの基本機能です。思っている以上に、多様な機能があったと感じた方も多いのではないでしょうか。これらの機能を駆使することで適切な見積業務を実現し、営業活動において高いパフォーマンスを発揮することができます。
ただしそれも、適切な運用あってこそなので、機能に頼り切った見積業務は行わないように注意しましょう。
