情報システム(IT)、電子部品、食品、自動車、医薬品、etc…。世界では100以上の業界がひしめき合っている状況ですが、どの業界でも必ずと言っていいほど”サプライチェーン”に問題が生じます。
サプライチェーンとは原材料や部品の調達から製造、在庫管理、販売、配送という製品/業務/情報の一連の流れを“供給連鎖”と例えたもので、特に物流の仕組みを強調して言う場合もあります。
「サプライチェーンとは」について調べてみよう！
今回紹介する購買管理システムがサプライチェーンの中でカバーできる業務や情報の領域は、原材料や部品調達、いわゆる購買に関するものです。
購買はサプライチェーンの起点でもあり、仕入先という外部ステークホルダーが関係する分、最適化が難しい部分でもあります。そうした問題に対し購買管理システムはどのようなアプローチを持っているのか？今後、購買管理システム導入を検討している企業担当者はぜひ参考にしてください。
そもそも“購買管理”とは？
そもそも購買管理とは何か？JIS(日本規格協会)では、購買管理について次のように定義しています。
「生産活動に当たって、外部から適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系。」
要するに、購買管理とは「生産計画に対して仕入れ先から、要求通りの原材料や部品を、要求通りの価格で期日までに調達すること」となります。
さらにJISでは購買管理に機能について次のように分類しています。
内外製区分
購買計画
仕入先開拓と選定
取引契約
発注管理
価格管理
原価低減活動
納期管理
品質管理
検収支払管理
仕入先管理
リスク管理
購買業務規定の整備
購買管理の業務内容は企業によって異なるのでこの限りではありませんが、思っている以上に多くの業務をカバーしていることがわかりますね。また、購買管理は最終的な製品販売価格を大きく左右するものなので、最適化が何よりも重要なのです。
購買管理システムの”仕組み”
今では、購買管理システムを単体で導入することが少なくなっています。生産管理スイートとして在庫管理システムや販売管理システムと包括的に導入したり、あるいは組織全体の業務アプリケーションを統合的に導入するERPの一部として導入するケースが大半です。
各業務アプリケーションの連携性を高め、データ共有を行うことで労働生産性を高めたり、適切な仕入価格を決定するために役立っているのです。
購買管理システム利用の流れ
購買管理システムは一般的に、次のような流れで利用します。
1.発注伝票(注文書)作成
原材料や製品を調達する際は、まず購買管理システム内でMRP(資材所要量計画)行い、生産計画に対して必要な調達数を決定します。この情報をもとに発注伝票を作成し、仕入先に発注をかけていきます。
2.仕入伝票(検品書)作成
発注後に仕入伝票を作成するのは、納入した原材料や部品の納入書と共に、正しい仕入れがなされているかを確認するためです。いわゆる検品作業のために作成します。ただし、納入品の受け入れに関しては在庫管理システムで行います。
3.支払い締め切り
仕入が正しく行われたことを確認したら、仕入先ごとに支払い額を確定し、支払書を発行するための締め業務を行います。
4.支払書発行
締め切りが完了したら支払書を発行します。
5.支払い内容確認
支払い金額、期日、支払い先が間違っていないかを確認します。
6.出金伝票作成
支払書を出金伝票として入力します。この時点で買掛金となり債権・債務管理システムへとデータが反映されます。
7.振込依頼書作成
最後に振込依頼書を作成し、期日までに買掛金を支払います。
以上が購買管理システムのおおまかな流れです。購買管理システムにはこうした購買業務を効率化する機能が多数備わっており、さらには他の業務アプリケーションと連携することで、生産業務全体の効率化に貢献しているのです。
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購買管理システムを正しく運用するために
購買管理システムを生産管理スイートの一部、ERPの一部として導入することで多くのメリットを享受できます。購買業務を最適化することで仕入れ価格を低減したり、労働生産性を高めたりなど多くの効果を持ちます。
しかしそれも「正しい運用を行ってこそ」の効果だと言えるでしょう。
では、購買管理システムを正しく運用するためには、どういったポイントに気を配ればいいのでしょうか？
“決める”
“決める”とは、購買管理を行う上での活動方針や目的、条件や規定を決めるということです。これが決まっていない状態で購買管理活動を開始してしまうと、方法論のみが議論されるようなひどい結果に陥ってしまいます。
だからこそ、購買管理活動を開始する前に、これらのことを予め“決める”ことが大切です。
“把握する”
購買管理とは購買業務における問題点を改善し、業務最適化を行うことが基本的な活動目的です。従って、責任者(担当者)は購買業務における現状課題を把握してなくてはなりません。
“把握する”ためには、まず問題点を洗い出すことが必要です。そのためには購買業務について改めて整理し、ここでも“把握する”ことが重要です。
“立案する”
問題点の把握を行ったならば、次に改善策を立案します。ここで大切なのは現場の声を反映させた改善案を“立案する”ことです。
部門責任者や上層部の一任で改善策を打ち出すと、現場の実態を考慮していない改善策となってしまうことが往々にしてあります。改善したつもりが現場負担を増加させてしまった、という事態にもなりかねません。
従って改善案を考える際は、必ず現場従業員の声を反映させた上で、改善策を打ち出していきましょう。
“改善する”
打ち出した改善策を実際に展開し、問題点を解決していきます。ここで重要なことは、予め評価できる仕組みを構築しておくことです。具体的には数値と期間で設定したKPIを掲げたり、情報分析を行うことで評価の仕組みを作ります。
ただ“改善する”だけでは購買管理とは言えません。改善策をさらに評価して、問題点を洗い出してまた改善策を打ち出すという管理が必要です。
“続ける”
最後に大切なのが“続ける”こと。購買管理はPDCAサイクルを回して、継続的に改善していくことで購買業務を最適化できるようになります。PDCAサイクルがなければ、購買業務の改善は止まってしまいます。
また、単に“続ける”のではなく細かいPDCAサイクルを回すことが重要です。一つ一つのサイクルが一大プロジェクトになってしまうと、購買管理自体頓挫してしまう可能性があります。
ですので細かいPDCAサイクルで改善を続け、購買業務を徐々に最適化していくことが大切です。
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まとめ
伝統や慣習によって購買業務を行っている企業はまだまだ多く、購買管理を取り入れることで様々な問題を解決できることを知りません。購買管理を取り入れれば、サプライチェーンの起点である購買業務を効率化するだけでなく、適正価格にて仕入れを行うといったことが実現します。
購買管理システムは、こうした購買管理を実現するためにある業務アプリケーションです。まだ購買管理を取り入れていないという企業は、これを機にぜひ購買管理システムの導入をご検討ください。
