皆さんの会社では受注管理にどのようなツールを使用していますか？おそらく、エクセルを使っているという方の多いのではないでしょうか。マイクロソフトが提供するエクセルはビジネスではスタンダードなツールであり、使用方法によって様々なことができます。
台帳として受注情報を管理することもできますし、フォーマットを設定しておいて見積書や請求書を効率良く作成することも可能なとても便利なアプリケーションです。なので「受注管理はエクセルで十分！」と考えている方も多いでしょう。
しかし、受注も多くなければそれで十分と考えていても、だんだん件数が増えてきたり、製品の種類や取引先が増えてくると、エクセルで受注管理をすることでかえって非効率になってしまう部分があったり、ミスが発生したりということを経験された方もいるのではないでしょうか。
今回は、エクセルで受注管理をするメリットとデメリットをご紹介しますので、現状の受注管理環境を見つめ直すきっかけにしていただきたいと思います。
エクセルのメリットとデメリット
さっそくエクセルを使用することのメリットとデメリットを確認していきましょう。
メリット
- 誰でも使える
エクセルは世界中で使用されているビジネスツールです。社会人ならば誰もが一度は使用したことがあるツールなので、改めて教育する必要が無いため教育コストがかかりません。エクセルを使用したことが無いという人でも、短時間で基本操作をマスターできるのも利点です。
- 安価に使える
エクセルを導入するにはOfficeライセンスの購入が必要ですが、基本的にはほとんどの企業ですでに導入されています。そのため追加コストを支払うことはなく、結果として安価に使えます。
- 自動化が可能
エクセルにはマクロ機能という、処理を自動化するための機能があります。ユーザーの操作を記録し、繰り返し実行できるので業務効率がアップします。さらにVBAというプログラミング言語を使用すれば、プログラムを詳細まで改修できるのが大きな利点です。
- 連携ができる
エクセルと連携するためのインターフェースを持つシステムは多数存在します。そのため、エクセルを主体にシステム入力を行ったりと、他の業務システムを使用しながらも様々な管理を実現できます。
デメリット
- 互換性の問題
エクセルを含むMicrosoft Officeは約3年おきに新しいバージョンがリリースされています。現時点で最新なのはOffice 2016ですが今年後半にはOffice 2019がリリースされる予定です。バージョンが変わるのは基本的に良いことでも、互換性に問題が発生する可能性があります。そのため前バージョンで作成したプログラムが次期バージョンで動かないというケースも少なくありません。
- 同時編集が不可
エクセルは基本的に同時編集ができません。1人のユーザーがファイルを開いていれば、他のユーザーは同じファイルを編集できないため、情報更新が遅れることがあります。
- 履歴管理が不可
同じファイルを複数のユーザーで共有している場合、ファイル更新方法のルール化を徹底していないと、どのファイルが最新でどのファイルが古いのか、履歴管理ができなくなってしまいます。そうなると情報の不整合が起こり、様々なシーンでトラブルを引き起こします。
- 処理速度の低下
エクセルで作成したファイルには処理できるデータ量に限りがあります。またクライアントで実行されるため、そのパフォーマンスはPCのスペックに依存します。一般的には大規模なデータは処理できないので、ファイルに記録しているデータが多くなるほど処理速度が低下します。
- プログラムの属人化
エクセルで作成したマクロなどのプログラムには正式なドキュメントが存在しないことが多いでしょう。そのため、プログラムの設計書は作成者の頭の中にあるので、その人以外誰も改修できない状況を作ってしまいます。
- プログラムの乱立
マクロ機能やVBAを使ってプログラムを作ることは簡単です。しかし簡単だからこそ、プログラムの乱立といった諸問題を引き起こす可能性があります。
- 変更反映のタイミング
エクセルの難点の一つはリアルタイムな情報更新ができないことです。たとえば、受注管理にて入力した内容と同じデータを、他のファイルで再び入力しなければなりません。情報がリアルタイムに更新されないことで、古いままのデータが発生することもあります。
以上がエクセルによる受注管理のおもなメリットとデメリットです。簡単な管理業務ならばエクセルを使用することは大変有効でしょう。業務効率が大幅にアップしますし、特別なコストもかかりません。しかし、規模の大きな管理業務や、他の管理業務と連携するものに関しては、エクセルは向かない傾向があります。
[RELATED_POSTS]受注管理で大切なことは？
では、受注管理にエクセルは向いているか否か、という論点に移りたいと思います。これを知るためにはまず受注管理の要点を確認しましょう。
受注管理とは顧客から「この商品を、いつまでに欲しい」という発注要件に対し、見積書を作成したり納期回答を行ったり、その後に商品出荷指示や生産指示を出す業務です。そのため、受注情報自体を管理するというよりは、その後の管理業務の方が大切だと言えます。
ここで肝要になるのが他の管理業務やシステムとの“連携”です。たとえば受注が1件発生すると、受注内容をエクセル台帳に記録して、その内容をもとに在庫管理システムから商品引き当てを行います。商品をすぐに納品できるか、あるいは生産が必要かを含め顧客に納期を回答すると同時に見積書を提示し、問題が無ければ受注確定になります。その後は物流部門に出荷指示や生産部門に生産指示を出し、事前に定めた納期を遵守するための業務を遂行します。
このように、受注管理は顧客からの受注に対し“ハブ”のような存在で、色々なシステムや業務と連携することが大切なのです。では、エクセルのメリットとデメリットを踏まえて考えると、受注管理にエクセルの使用は果たして適切なのかという疑問が浮かんできます。
その答えは「エクセルでも受注管理はできるが効率は悪い」です。エクセルで受注台帳を作成して情報を管理し、その情報をもとに在庫の引き当てを行ったり出荷指示などを出すことはできます。しかし、受注情報の記録からそのまま見積書を作成したり、リアルタイムに在庫引き当てを行ったり、スピーディに出荷指示や生産指示を出すことはできません。
エクセルにはあくまで受注情報を記録するだけで、その他の業務に関してはすべて自動化されません。そのため、結果的に受注管理ではエクセルのメリットよりもデメリットの方が大きくなってしまうのです。さらに受注情報を統合的に管理して事業戦略に活用するといった取り組みは難しいでしょう。
だからこそ、多くの企業が“受注管理システム”や“ERP(Enterprise Resource Plannning)”を導入することで、エクセルでは不可能な受注管理業務を実現しているのです。企業が持つ数多くの管理業務の中でも、受注管理は特にシステム化が欠かせないものだと言えるでしょう。
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クラウドERPの活用
ちなみにERPは受注管理システムを含め、経営に欠かせない様々な業務システムを一つに統合した製品です。在庫管理システム、出荷管理システム、生産管理システム、顧客管理システム(CRM)などあらゆるシステムと連携するため、受注管理業務全体を大幅に効率化できる効果があります。
さらに、ERPをクラウドサービスとして提供するクラウドERPを使うと、多数の拠点で発生する受注をクラウド上に集約することも容易になります。世界中の受注状況をリアルタイムに把握することも可能になるのです。
このように、受注管理はそれだけで完結する業務ではないため、そのシステム化とともにERPの活用などによるメリットは大きなものになるのです。また、在庫管理システムとの連携などによって納期回答が迅速化したり、短納期を実現できるため顧客満足度の向上にも貢献します。エクセルでの受注管理にそろそろ限界を感じている企業は、この機会に受注管理システムやクラウドERPによる効率化をぜひご検討ください。
