現在、企業を取り巻く様々なシステムが“Web化”しています。俗に言うクラウドサービスとしてシステムを導入することで、導入コスト削減や運用効率化など、様々なメリットを享受しているのです。
Web請求書システムもそんなクラウドサービスの一つです。Web上で請求書業務を完結させることで、様々な導入効果を持ちます。Web請求書システムを導入するメリットに関しては「Web請求書システムの導入で得られるメリット」をご覧ください。
ここでは、Web請求書システムが持つ基本機能について紹介します。
機能1.システム上で異なった請求書を作成
まずWeb請求書システムの中心となる機能が請求書作成です。従来はExcelで作成・管理してきた請求書を、システム上で作成しかつ管理することもできます。特徴としては、取引先に応じて異なった請求書を作成できる点です。
請求書フォーマットが取引先ごとに決まっていて、かつ変更できないという企業は多いでしょう。そうした企業ではWeb請求書システムを導入できないのかと言えば、そうではありません。
Web請求書システムでは異なるフォーマットを登録して、取引先に応じて請求書を作成することができます。そうすれば、Excelでの管理環境から脱却しつつ、これまで通りの請求書業務を行うことができます。
また、製品の中には電子帳簿保存法に対応し、作成した請求書をライフサイクルごとに保存するなどの機能もあります。
[RELATED_POSTS]機能2.Web上に請求書をアップロード
作成した請求書は、Web上にアップロードすることで取引先への公開を可能にします。このとき、販売管理システムと連携が取れていると非常にスムーズです。販売管理システムに入力された請求情報をWeb請求書システムに取り込むことで、請求書作成から請求書アップロードを迅速に行うことができます。
機能3.受取企業はWeb上で閲覧、ダウンロード
請求書を受け取る企業としては、Web上にアップロードされた請求書を閲覧及びダウンロードすることができます。この点がWeb請求書システムの良いところであり、取引先にとってもWeb請求書システムを活用するメリットがあるのです。
メールや郵送での請求書送付は、受取企業も紛失しやすく、故にトラブルも尽きません。しかしWeb上にアップロードされた請求書であれば、いつでも閲覧でき、必要に応じてダウンロードすることができます。
Web請求書システムによって取引先のメリットも生まれれば、より良い信頼関係を築いていくこともできます。ただし、取引先の業務形態によっては電子化された請求業務を受け付けない場合もあるので、その点に関しては事前調査が必要です。
機能4.システム上から請求書・顧客情報を検索
Web請求書システム上で作成した請求書、登録した顧客情報はすべてシステム上に保管されます。検索機能を活用すれば、目的の請求書は顧客情報をいつでも手にすることができるのです。
こうした機能は営業支援システムを連携されていることで、さらに高いメリットを生み出します。Web請求書システム上で詳細な顧客情報や商談内容を管理することができれば、異なるシステムを見ずとも効率的に業務を遂行することが可能でしょう。
機能5.自動的な入金消込
経理において入金消込業務は、手間もミスも多い業務です。売掛金情報と入金情報を照らし合わせながら消込作業を行い、かつ一つのミスも許されません。万が一「入金されているのに消込作業がされていない」というミスがあれば、取引先に迷惑がかかるのは当然のこと、企業としての信頼性を欠く事態でもあります。
従って自動的な入金消込機能は、Web請求書システムにおいて高く評価すべき機能の一つです。
企業の銀行口座とシステムを連携させれば、銀行明細から直接Web入金消込を行うこともでき、かなり効率的な消込業務が実現します。製品によって対応している金融機関が異なるので、その点については事前に確認しましょう。
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機能6.システム上から取引先へ催促通知
いくらメールという間接的なコミュニケーション方法とはいえ、催促通知は担当者にとってストレスのかかる業務です。しかし「やらない」というわけにはいかないので、担当者も否応なく行っています。
Web請求書システムでは、システム上で催促通知を行えるのでこのストレスをだいぶ軽減してくれます。催促通知を自動化すれば担当者の負担も少なくなるので、労働生産性も向上するでしょう。
機能7.周辺システムとの連携
最後に、Web請求書システムは周辺システムとの連携が可能であり、連携することで最大限に効果を引き出すことができます。営業支援システム、販売管理システム、顧客管理システムなど、様々なフロント・バックオフィスシステムと連携することで前述したような効果以外にも、多くの導入効果を得ることができるでしょう。
このため、Web請求書システム導入時は、必ず既存システムとの連携性を確認していただきたいと思います。
あるいはERP(統合基幹業務システム)の一部として導入するという手もあります。
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ERPで実現する最適化されたシステム環境とは
ERPでは財務会計システムや顧客管理システム、在庫管理システムなど組織に必要とされているあらゆる業務アプリケーションを統合し、一元的な情報管理やデータ共有を可能にするためのシステム環境を手にすることができます。
数あるERPの中には、Web請求書システムをサポートしている製品もあります。通常のWeb請求書システムと異なる点は、「最初から周辺システムとの連携性が取れている」という点です。
ですので既存システムとの連携性を確認する必要はありませんし、分断化された業務アプリケーションを連携させるよりも、はるかに親和性の高い連携システムを構築することが可能です。
また、既存のシステム環境からERPに移行するということは「環境を刷新する」という意味なので、Web請求書システムだけでなく組織全体の業務アプリケーションを最適化することができます。
Web請求書システムを単体で導入するよりもかなり高い導入効果を持つので、ERPも同時に検討することをおすすめします。
ただし、適切な設定あってこそであり、適用範囲が大きい分導入や選定が難しいので、ポイントを確実に抑えた上での導入を行う必要があります。
まとめ
国内においてはまだまだ浸透しきっていないWeb請求書システムですが、導入すれば必ずその効果を実感していただけるでしょう。そのためには、やはり自社と取引先の環境確認を怠らないことと、それに応じた運用計画を立て、さらには正しい製品選定を行うことが大切です。
製品選定時の基準については「Web請求書システム選定のポイント」で紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
ERP選定については「全12ポイントで学ぶERPパッケージ選定の勘所」で紹介しているので、合わせてご覧ください。
本稿と関連記事によって、皆さんが適切なWeb請求書システム・ERP導入が行えれば幸いです。
