プロジェクト収益管理はプロジェクトの成否を左右する重要なものです。しかし意外と効率化できていないプロジェクトも多く、無駄が多くなっていると言えるでしょう。そこで、そもそもプロジェクト収益管理とは何か、どうすれば効率的にできるのかなどについて解説します。
プロジェクト収益管理とは？
まずはプロジェクト収益管理とは何か、どのような目的をもって行うものなのかについて解説します。プロジェクト収益管理とは何か
プロジェクトの収益管理とは、そのプロジェクトに関連する売上、予算、原価などを管理することです。企業全体でも収益管理は必須ですが、これをプロジェクト単位で行うのがプロジェクト収益管理です。プロジェクトを立ち上げる際に予算などを決めるので把握しているのが当たり前なのですが、プロジェクト収益管理の考え方では常に見える化しておくという点がポイントです。進行中のプロジェクトの収支状況をリアルタイムで把握できる仕組みを作ります。
また、プロジェクト収益管理はプロジェクト収支管理とも言われています。ただしプロジェクト収益管理と言われることが多いので、以降もプロジェクト収益管理という呼び方で統一します。
プロジェクト収益管理を行う目的
プロジェクト収益管理を行う目的として第一に、適切な判断ができることが挙げられます。売上目標や予算はあらかじめ設定しているはずですが、これに対して現状の数字がどうなっているのかを把握できます。その結果、投資の追加・削減・再編などの判断を適切なタイミングで行えるのです。またお金が関わらないことでも、進行中のプロジェクトに発生する状況や環境の変化に即応できます。
数字で問題点が明確になるので、収益改善のための計画や施策を積極的に打てることもメリットです。
[RELATED_POSTS]プロジェクト収益管理における3つの項目
プロジェクト収益管理の対象となる3つの項目について、それぞれ解説していきます。予算の管理
まず初期段階から管理する項目として予算が挙げられます。予算は、これまでの実績から売上・原価・人件費などを予測して制定します。つまり以前のプロジェクトもプロジェクト収益管理の対象ということです。なぜなら企業全体で予算編成を行うため、プロジェクトの発足よりも予算が先行する場合も多いからです。プロジェクトには必ず予算があり、企業は予算に対してシビアです。予算内でプロジェクトを成功させることが求められているので、まずは予算の管理が必須になります。
原価の管理
次に原価の管理ですが、人件費と、それ以外の材料費や諸経費などが含まれます。人件費に関してはプロジェクト開始前にある程度固まるのですが、人員の入れ替え等が発生し、変動しますので、正確な把握が求められます。計画通りの変動なら良いですが、残念ながらそうでない場合もあります。具体的には、現状の人員では明らかに納期に間に合わないので追加で人員が必要、急にプロジェクトに来なくなって音信不通の人がいる、などの非常事態です。
人件費は原価全体への影響が大きいので、複数人の人員に変動があればその分原価全体を見直す必要が出てきます。
売上の管理
発生した売上の種目・数量・単価などを管理します。収益は原価と売上が揃うことで把握が可能となります。なぜなら、売上から原価を引いたものが収益だからです。そして売上の管理では売上の数字を追いかけるだけでなく、売上発生に伴う事務処理も対象となります。プロジェクト収益管理の課題
プロジェクト収益管理は意識的にきっちりやればできそうですが、効率的に管理しないと把握できなくなり、ミスが生じます。そこで、プロジェクト収益管理にはどのような課題が潜んでいるのか解説します。
情報が分散してしまう
仕入れや売上は企業内の一か所で発生するわけではありません。たとえば同じプロジェクト内でも、別の人が備品を用意し、別々の場所で仕入れ原価が発生するといったことがあります。部署間で情報を連携できておらず、いつの間にか予算をオーバーしている、といった事例も決して少なくはありません。
情報入力や運用に手間がかかる
プロジェクト収益管理を徹底するために、情報入力や連携に力を入れるとその分手間がかかります。細かい情報を共有しようとすればその分、労力と時間が割かれることになるでしょう。また、システムで管理する場合、その作業にもリソースが必要です。プロジェクトにおいて一番重要なのは目標の達成であり、プロジェクト収益管理ではありません。つまりプロジェクト収益管理に割く時間と労力を最小化し、目標達成のために投入する必要があるのです。
プロジェクトを俯瞰しづらい
情報が断片化することや情報の粒度に個人差があることから、プロジェクトを俯瞰しづらいということが発生します。プロジェクト内の各メンバーが自身の使った予算や作業を把握していても、他の人のことはわからない、さらに全体はもっとわからないといったことが発生しがちなのです。特にプロジェクトの規模が大きくなればなるほど、プロジェクトを俯瞰しづらいという問題が発生します。
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プロジェクト収益管理ツール導入による解決
プロジェクト収益管理には課題が付きまといますが、ツールを導入して解決するのが効果的です。便利なツールを使って効率的にプロジェクト収益管理を行うことが、プロジェクトの成否そのものにつながる可能性があると言っても過言ではないでしょう。プロジェクト収益管理ツールに求められるもの
プロジェクト収益管理ツールには複数の種類があります。そこでツールを検討する際に重要なポイントは以下です。- 現場での入力の容易さ(使いやすさ)
- 運用方法の統一
- 情報の「見える化」
- 堅牢なセキュリティ
- 運用の容易さとコスト
まず使いやすさは必須項目です。仮に扱いにくいツールであっても、導入担当者は慣れれば扱えるでしょう。しかしプロジェクト収益管理ツールは複数の人がアクセスします。たとえばプロジェクトに参画して間もないメンバーなども触れる可能性があるので、使い方が難しいと毎回手間が生じ、入力ミスなどにもつながります。
そのため使いやすいツールを導入することが重要です。またツールの運用方法の選択肢が多すぎるとかえって人によって入力の仕方が異なる、といったことも起こりえるでしょう。そのため、ツールはシンプルで、なおかつ運用方法をあらかじめ統一しておく必要があります。
ツールは見やすさも重要で、ツールを開けば直観的に情報がわかるのが理想です。セキュリティが重要なのは言うまでもなく、外部に漏らせない情報が詰まっているので守る必要があります。
ツールのセキュリティが高いことはもちろん、運用時に情報を流出させないルールを策定する必要があります。最後に運用のしやすさとコスト面もポイントになります。きちんと必要な機能が揃っているという前提で、運用が用意でコストがかからないものがベストです。
逆に言えば、コストを多くかければ良いツールを導入できるというわけではありません。機能が多すぎてもかえって使いこなすことが難しくなります。
Oracle EPM Cloudによる包括的な解決
プロジェクト収益管理に求められるものを満たすツールは「Oracle EPM Cloud」です。Oracle EPM Cloudはクラウド上で財務、人事、収支など等企業やプロジェクトに関わる事務全般を管理できるツールです。メンバーがツールから情報を入力すると即時に反映され、他の人がアクセスした際にすぐに情報を確認できます。またツールの操作が簡単で、情報が表やグラフで直観的にわかるようになっている点も優れていると言えるでしょう。
万が一トラブルが発生した場合や、カスタマイズが必要な時のサポートも充実しているので安心です。
まとめ
プロジェクトの成功にはプロジェクト収益管理が欠かせません。しかしプロジェクトにおいて最重要なのは目標の達成なので、収益管理に時間と労力を割きすぎるわけにはいきません。そこで役立つのがクラウドの収益管理ツールです。「Oracle EPM Cloud」ですと実績もあり信頼できるツールと言えます。クラウドだとセキュリティ面が心配という声もあるかもしれませんが、ユーザーの多いツールなので随時セキュリティの更新が行われていますので、一度検討してみてはいかがでしょうか。
