Eコマースや製造業において“配送管理”は物流の効率性を高めるために必要不可欠な業務です。適切な管理を実行すれば、注文から出荷までを迅速に行い、顧客満足度を高めることもできるでしょう。
そうした管理を行うためのソリューションが配送管理システムです。今回は、この配送管理システムの基本からクラウドサービスまでを紹介していきます。
配送管理システムとは？
配送管理システムとは出荷から配送完了までのプロセスを管理し、配送状況の可視化や柔軟な対応を行うためのシステムです。つまり、配送管理システムがあれば配送ステータスの回答や、配送時間変更などの対応を迅速に行うことができます。
簡単にシステムの機能について解説していきます。
配送ステータス紹介
出荷時間、配送完了予定時刻などを含め、位置情報の取得により詳細な配送ステータスを確認することができます。オペレーターはドライバーに確認を取る必要なく、システム画面で確認ができるので迅速な対応が可能です。
配送通知メール
商品出荷時にテンプレートで配送先に通知メールを送信することができます。出荷と同時に自動で送信されるので、通知漏れがありません。
配送指示
システム上で日次、月次の配送計画を指示することができるので、業務効率化につながります。
各帳票作成
配送指示書、納品伝票、発注書など、各帳票をシステム上で作成および印刷することができます。
日報、月報管理
システム上で日報、月報を作成できます。
モバイルデバイス管理
スマートフォンやタブレットなど、モバイルデバイスを利用できる製品では配送先確認、配送ステータス(配送中や休憩中など)、バーコードリーダーによる検品業務など、ドライバー業務を効率化させることができます。
発送データの一元管理
各部署に分散されていた配送業務をシステム上にまとめることができるので、データを一元管理した上で次の配送計画へ活かすことができます。
以上のように、自社独自の配送プロセスを持っている企業では、配送管理システムの導入は必要不可欠と言えるでしょう。
[RELATED_POSTS]クラウド配送管理システムのメリット
ここ数年で定着したクラウド配送管理システムとは、インターネット経由で提供されるシステムサービスです。サーバ設置の必要がなく、PCへのアプリケーションインストールも必要ありません。
ユーザーはWebベースで提供されるシステムにログインすることで、配送管理システムを利用できるというわけです。
クラウド配送管理システムには、以下のようなメリットがあります。
システム運用の効率化
オンプレミス(サーバ設置型)環境で配送管理システムを導入すると、いくつかのシステム運用業務が発生しバージョンアップ対応、障害対応、定期的なバックアップなどなど、多くの業務が管理者に負担をかけているのです。
特に、人的リソースが限られている中小企業ではシステム運用の負担が大きくなるあまり、情報システムが本来業務に集中できず精神的にキツイ状況に追い込んでいることも少なくありません。
クラウド配送管理システムではベンダーがシステム運用を行い、ユーザーはWebからシステムを利用するというビジネスモデルですので、システム運用業務の一切を省くことができます。
これで情報システムも本来業務に集中しつつモチベーションを高め、労働生産性を高めていくことができます。
ランニングコストの削減
クラウドサービスは毎月の利用料がかかることから、結果的にコスト増加になってしまうと考える方が少なくありません。しかし実際は、オンプレミスでもシステム環境(電力消費、室温調整、運用管理コスト)を保つためにランニングコストがかかっているのです。
従ってすべての企業ではありませんが、ランニングコストの削減に繋がるケースが考えられます。
コストの可視化
毎月の利用料がかかるという点にデメリットを感じる方もいるでしょうが、毎月のコストを可視化できるというメリットがありクラウドサービスでは基本的にユーザーベースで利用料金が決定するので、コスト計算が非常に用意です。
利用した分だけ料金を支払うというスタイルなので、予想以上のコストがかかることも滅多にありません。あるとすれば導入計画が不十分で、クラウド配送管理システムを導入してから他のツールも必要になったという状況くらいでしょう。
オンプレミス環境での運用管理コストは大方が人件費なので、コストとして算出しにくいという側面があります。
クラウドサービスならコストを可視化できるので、予算計画を綿密に立てていくことができます。
導入コストの削減
オンプレミスでの導入コストはサーバ調達からパッケージ購入など、往々にして高コストになってしまいます。数百万円は当たり前にかかるので、導入に足踏みしてしまう企業も多いでしょう。
クラウド配送管理システムでは初期コストがほとんどかかりません。かかったとしても数万円程度なので、導入の敷居を下げることができます。
場所やデバイスを選ばない
インターネット経由で提供されるという特性から、利用する場所やデバイスを選びません。インターネットに接続できる環境とPCさえあればどこからでもシステムにアクセスすることができるのです。
従ってドライバーへのモバイルデバイス導入なども、ネットワークの整備不要で導入することができます。
セキュリティ対策、BCP(事業継続計画)
クラウド配送管理システムにおけるデータはベンダーが管理するデータセンターに蓄積されます。外部に自社データを保管するということにセキュリティ的不安を覚えることも多いでしょうが、実際のところ安全なケースの方が多いでしょう。
特に中小企業ではセキュリティ対策が不十分な場合が多いので、クラウド配送管理システムを利用した方がセキュリティ性が向上するのただし、アカウントIDやパスワード管理には十分注意し、外部に漏れないようにする必要があります。
また、災害時などにもデータが外部に保管されていればBCP対策にも繋がり、データ損失を防止することができます。
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総合的な環境でさらなるメリットを
クラウド配送管理システムを導入するだけでもかなりの効率化、コストダウンにつながりますが、組織全体にこのメリットを提供するためには総合的な環境が必要です。
会計管理、販売管理、在庫管理、Eコマースなど複数のシステム環境を統合することができれば組織全体の業務効率化やコストダウンにつながります。
こうした総合的な環境を提供するのがクラウドERPソリューションです。配送管理システム(あるいは出荷管理システムを始め企業経営に必要なシステムを複数同時に提供しているので、総合的な環境を一括で導入することができます。もちろん、クラウドサービスとしてのメリットもあるので導入コストの削減なども享受できるシステムです。
クラウドERP「NetSuite（ネットスイート）」であれば、完全に統合した業務システムをシームレスにつなぎ、「業務全体のプレセス統合と最適化」、「経営の見える化」を実現します。
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まとめ
いかがでしょうか？今回は配送管理システムおよび、クラウド配送管理システムについて紹介しました。製造業や小売業など物流に関係する会社では配送管理の最適化が欠かせません。
業務効率化や顧客満足度向上のためにも、導入を検討してみてはいかがでしょうか？
また、クラウドERPソリューションで組織全体の効率化やコストダウンも視野に入れておくと、将来的なシステム環境を計画しやすいのではないかと思います。
