ベストプラクティスは、企業の事業活動を発展させるために必要とされています。本記事では、企業の経営改善や業務を効率的に行うために欠かせないベストプラクティスについて、必要とされている背景や取り入れるメリットなどを解説します。
ベストプラクティスとは
ベストプラクティスとは、「効率的・最善の方法」「最善の事例」を意味する言葉です。ビジネスで使用される言葉としては、業務を行う上で「最も適した方法」をベストプラクティスと呼びます。また、業務上で利用するシステムに関連して広く知られているものに、Oracle社のベストプラクティスがあります。ベストプラクティスは業務を行う際の効率的な方法を実現するために必要な存在ですが、Oracle社のベストプラクティスは製品そのものではなく、製品を活用するためのプロセスのことです。
企業のベストプラクティスとは、望ましい結果を実現するための方法として、収益の向上とコスト削減を目的に導入するものです。導入した後にもビジネスは常に成長していくため、技術の進歩や組織の改編に合わせてベストプラクティスも変化していかなければなりません。企業活動に必要なビジネス・プロセスとしてのベストプラクティスを取り入れると、企業の売上増加や収益性の向上、コスト削減までさまざまなメリットが得られます。
ベストプラクティスが必要とされている背景
ベストプラクティスは、変化の激しい世の中への適応、属人的な業務プロセスからの脱却などを実現するために必要とされています。社会の変化に遅れないよう、業務内容を最適化しテクノロジーを活用することにより、これまでのプロセスを見直していくことが大切です。
変化の激しい世の中に適応するため
近年では、顧客ニーズの多様化やグローバル化など、企業を取り巻く市場環境や社会が激しく変化しています。ビジネスにおいては、変化への遅れがビジネスチャンスを逃す結果につながるため、収益向上を目指して市場の変化に素早く対応しなければなりません。
そのため、業務にはベストプラクティスにより新しい手法を取り入れ、市場や社会の変化へ常に対応していくことが大切です。ベストプラクティスでは、最善・最高の事例を取り入れられるため、成功例を参考にしながら確実に業務の変革が行えます。
市場の変化による企業競争を乗り越えるためには、これまで時間をかけて人の手で行ってきた作業・業務の自動化が効果的です。ベストプラクティスを活用して業務の自動化を行うことにより、これまでには不可能だった大幅な業務効率化につながるため、スピーディーな対応の実現が可能です。
業務・作業の自動化は、ヒューマンエラー防止に役立つとともに作業の大幅な効率化を実現し、従業員が作業にかけていた時間を削減できます。そして、業務の自動化により確保した人的・時間的リソースは、マーケティング分析・戦略の立案など、より生産性の高い仕事に投入して市場を把握することも大切です。
Oracleのベストプラクティスは、クラウド、分析、ソーシャル、ビッグデータ、機械学習など、すべてのオラクル社製品に適用可能です。これまでの業務にベストプラクティスを導入すると、業務の自動化、データの管理や分析などの実施も可能で、市場の変化にも柔軟に対応できます。
属人的な業務プロセスから脱却するため
企業の業務プロセスには昔からの慣習が残っているケースが多いです。そのため、部門ごとに業務プロセスが異なっていたり、業務が属人化したりしている場合も少なくありません。新しいテクノロジーを導入するとしても、テクノロジーの選択や導入方法など、最善の方法がわからないと業務効率化にはつながりません。
属人化とは、担当している従業員だけが業務内容やプロセスをわかっている状態を指します。属人化している業務はブラックボックス化してしまい、ほかの人が代わりに業務を行えないため、担当の従業員が休んだときなどは業務を進められなくなります。とくに契約書・請求書の取り扱い、在庫管理・発注などのバックオフィス業務、案件・顧客対応などの営業業務、ヘルプデスク、セキュリティといった業務は、属人的な業務プロセスのままにしておかずに標準化することが大切です。
属人化は、従業員の業務負担が大きくナレッジを共有できない場合、業務データやナレッジを共有する仕組みがない場合などに生じやすいため、これらの問題を解消しなければなりません。属人化を解消するためのベストプラクティスとは、業務プロセスの標準化とナレッジの共有、業務データのリアルタイムでの共有・管理を実現することです。
各部門やテレワーク中の自宅など、どこからでもデータにアクセス・共有できるクラウドや基幹システムの導入により、属人化の問題が解決できます。Oracleのクラウドやシステムの導入は柔軟性の高いベストプラクティスです。ビジネスの成長に合わせて新しいテクノロジーを取り入れた場合など、顧客のニーズに合わせた対応で業務プロセスの最適化が実現します。
ベストプラクティスを取り入れるメリット
ベストプラクティスには、属人的な業務プロセスを標準化できる、他社のアイディアの優れた点を取り入れられる、経営業務だけでなくバックオフィスの改革にもつながる、などのメリットがあります。業務プロセスが属人化されている場合、特定の業務が担当者しかできない状況になっています。属人化は担当者が不在の場合に問題が発生することから、業務はできるかぎり標準化しなければなりません。ベストプラクティスを取り入れると効率よく属人化の改善ができます。
人員不足による過剰な業務負担などが原因で業務内容を共有できず属人化している場合には、ベストプラクティスによる業務効率化で属人化の改善が可能です。担当者の業務負担が軽減すると、業務に関するナレッジが担当者しかわからなかった状態からナレッジを周囲と共有する時間を設けて標準化できます。また、情報共有に役立つシステムを導入するベストプラクティスの採用により、業務の標準化に必要なデータを社内の誰もが確認できようになります。
企業が業務効率化やビジネスの発展のために、他社のベストプラクティスを取り入れるケースもあります。他社のベストプラクティスを活用すると、自社では思いつかない他社のアイディアを導入できるところが大きなメリットです。また、他社ですでに効果が出ている方法を活用するため、高い効果が期待でき、自社で新しい方法を最初から計画する費用や時間をかける必要もありません。
ベストプラクティスを取り入れることで、施策立案など経営面に関する業務だけでなく、バックオフィス業務の改革にもつながります。在庫ラックにセンサーを設置して在庫が少なくなった際の自動発注を可能にして業務の効率化を実現したり、モバイル機能・ソーシャル機能分析機能によりデータを把握して効率的に資産管理を行ったりすることなども、これに含まれます。
業務プロセスが標準化されていないと起こりうるリスク
業務プロセスの標準化は、安定・継続して業務を続けるために必要です。業務プロセスが属人化していると、担当者の不在時には業務が滞ります。担当者しかできない業務が増えた場合には、より担当者の負担が大きくなり、業務プロセスの標準化はさらに難しくなります。
業務プロセスが標準化されていないときには、業務に無駄な工数がかかることから生産性の改善が期待できません。また、標準化されていないと、部署によって業務プロセスが異なり、取り扱うデータも統一されません。部署間でデータが異なっているため、横断的なデータの活用ができず、適切な意思決定が困難になる恐れがあります。業務プロセスが複雑化して情報を共有できないなど、さまざまなリスクが発生する可能性が高まるため注意が必要です。
まとめ
ベストプラクティスは「効率的・最善の方法」「最善の事例」を意味する、ビジネスに欠かせない手法のことです。市場環境などの変化にスピーディーに対応し、業務の属人化を改善するために必要とされています。ベストプラクティスを取り入れて業務効率の向上を図るには、財務、請求、顧客情報などさまざまなシステムの連携が可能なOracle Modern Best Practiceの導入が適しています。
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