調達管理は製造業に特有な仕事というイメージをお持ちかもしれません。しかし、実際にはシステム会社やサービス業などすべての業種において調達管理は存在しています。
たとえばシステム会社の場合プロジェクトによって人的リソースが変動します。新しいプロジェクトが発足するとこれを遂行するためのプロジェクトメンバーが収集され、プロジェクトが完了すると保守要員のみを残してチームが解散します。基本的には社内リソースのみで対応しますが、プロジェクトが大規模になるとメンバーや技術が不足するため、不足分の要因を外部から調達することがあります。
その外部企業も社内リソースが不足していればさらに他のシステム会社から要因を調達するので、建設業のように「元受け - 下請け - 孫請け」といったプロジェクト体制が完成することが少なくありません。
このため製造業とはまた違った調達管理が大切になります。今回は様々な業界に共通する調達管理の基本についてご紹介していきたいと思います。
基本ポイント①何事も調達計画から始まる
皆さんの会社の調達部門では、何を基準に調達業務を行っているでしょうか？製造業なら生産計画、小売業なら販売計画、システム会社ならプロジェクトのスケジュールに応じて調達を行っているのではないかと思います。このように生産計画や販売計画をもとに調達を行うことは基本中の基本ですが、それだけでは調達業務を改善してビジネスを成功させることはできません。
まず大切なのは調達計画を立て、それに応じた調達を遂行することです。調達計画では生産計画や販売計画をもとに「何を、いつまでに、どれくらい」調達すれば良いのかを計画します。
たとえば大規模な生産プロジェクトにおいて、段階的に異なる部品や設備が必要になることがあります。では、生産計画から必要な部品の総数や設備を割り出し、事前にすべて調達しておくことが正解なのでしょうか？答えは「No」です。
生産計画や販売計画などは何らかの理由によってスケジュールが大幅に変更され、必要な部品や資材、あるいは商品が変更されることがあります。そのため、それに応じて調達計画を立てなければ適切なタイミングで部品や資材などを供給することができない上に、無駄なコストがかかる可能性もあります。
そのため最初の基本ポイントは調達計画を確実立て、かつ継続的に元となる計画との調整を行いつつ調達計画を常に最適な状態に保つことです。
基本ポイント②マニュアル化された仕入先開拓と選定
生産プロジェクトや販売する商品に応じて仕入先を開拓し、適切な会社を選定するのも調達の大切な仕事です。ここでの基本ポイントは「マニュアル化」にあります。調達部門でのよく見かける問題のある光景は、担当者ごとに異なるプロセスと評価基準で仕入先を開拓し選定していることです。
どういった仕入先を選ぶかによって、生産プロジェクトや販売プロジェクトの内容は大幅に変わってきます。にもかかわらず一貫性の無い選定プロセスで自社にとって最適な仕入れ先を選定できるはずもありません。
では、仕入れ先を選ぶ際のポイントとは何でしょうか？大まかな評価基準としては「品質」「価格」「生産能力(供給能力)」の3つが挙げられます。
≪品質≫
たとえば製造業において同じ部品を製造する会社Aと会社Bでも、その品質には大きな違いあるでしょう。品質を左右する理由は様々なので、実際の部品や資材を見て品質判断するのではなく仕入れ先の製造プロセスや品質管理体制にまで目を向けることが大切です。
≪価格≫
基本的には品質が高いほど価格は上がります。ただし、自社にとっては品質が高ければ良いというわけではないでしょう。たとえば自動車部品の場合、搭乗者の目に見えない部品までのデザイン性にこだわる必要はないので、最高品質に対して80％のものでも問題ないという場合もあります(もちろん性能は確保した上で)。許容できる品質をある程度下げれば自然とコストも下がりますので、そうした要素も踏まえて価格面での評価基準を設定するとよいでしょう。大切なのは品質とのバランスです。
≪生産能力(供給能力)≫
極端な話、品質は最高で価格も安い、だけど生産能力が足りないため大量生産に対して供給が追い付かない状態では本末転倒です。市場の需要に対して継続的に製品を供給してくためには、仕入れ先の生産能力(供給能力)がとても重要になります。加えて、生産能力が足りない仕入れ先はさらに下請けに不足分の生産を依頼する可能性があるため、品質に変化が生じる可能性があります。仕入れ先の生産能力を確認し、安定して品質の高い資材を調達できるのかを見極めることが大切です。
これらの評価基準をさらに細分化し、自社独自の評価シートと選定プロセスを構築することで一貫した仕入れ先選定を行い安定した生産や販売が行えるでしょう。
[RELATED_POSTS]基本ポイント③調達のシステム化による集中管理
世の調達部門の多くは「分散管理による非効率な業務やコスト増加」といった問題を抱えています。複数拠点を持つ会社では拠点ごとに調達が存在し、それぞれが異なったプロセスで調達業務を行っていることが少なくありません。一見して拠点ごとの調達管理は効率的に思えますが、実のところ非効率やコスト増加といった問題を生んでいます。
拠点ごとの調達管理では次第にプロセスが独自化していき、グループ全体として調達を管理することが難しくなってしまいます。プロセスが異なればそこから抽出されるデータも異なるので、拠点ごとの調達データを一つのデータベースにまとめるだけでも多大な手間が発生するでしょう。
さらに拠点ごとで仕入先に関する情報が共有されないことで、同じ部品や資材でも拠点Aよりも拠点Bの方が安く仕入れているといった問題も生じます。では、こうした問題を排除し拠点ごとの調達を集中管理するためには何を行えばよいのでしょうか？
その答えの一つが調達のシステム化です。加えて言えばシステム化するだけでなく拠点ごとの調達業務やデータを一元的に管理する必要があります。
こうした集中管理を実現するためにはクラウドERPが有効です。クラウドERPとは統合基幹業務システムとして複数の業務システムを統合したERPを、クラウドサービスで提供するものです。
クラウドERPを導入するにあたってインフラ構築は不要なので、インターネット経由で共有することで簡単に拠点ごとの情報共有が可能になります。さらに異なる拠点でも同じシステムを活用することで一貫性のある調達業務を実現でき、情報収集やノウハウの共有も簡単になるでしょう。
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NetSuiteの特徴はグローバル環境に関係なく拠点やグループ会社ごとの情報共有が非常に容易だということです。世界20言語と190種以上の通貨をサポートし、さらに各国の財務基準に対応していることで本社とグループ会社でのリアルタイムな情報共有を促進します。
調達においてもNetSuiteを導入することでグループ全体で一貫性のある業務を実現し、調達からビジネスを変えていくことができるでしょう。
