本記事では、エクセルを会計ソフト代わりに使うメリット・デメリットと、会計ソフトがおすすめな理由を詳しく解説します。また、無料・有料を問わずおすすめの会計ソフトを紹介するので、この機会にエクセルからの脱却を目指しましょう。
エクセルは会計ソフトの代わりになる？
近年は会計ソフトの普及や、改正電子帳簿保存法などの影響もあり、帳簿も紙ではなくデータで管理しているケースが大半です。データで管理する場合、管理ツールとして会計ソフトではなくエクセルの利用を検討する場合もあります。
会計ソフトの代わりにエクセルで自作は可能
結論から言うと、表計算ソフトであるエクセルを活用すれば、簡易的な帳簿などは自作可能です。メインの帳簿がすでにある場合に、補助的に利用したいときにもエクセルで自作できます。
エクセルで自作する場合、仕訳帳や総勘定元帳、売掛帳や現金出納帳などをそれぞれ作成し、各帳簿には最低限の項目として日付、取引内容、勘定科目と、借方・貸方金額、残高を記入する欄を作ります。関数を用いて金額が自動的に算出されるようにしておくことで、日々の取引を入力すると自動的に計算される帳簿ができあがります。
本格的な会計業務には関数やマクロも必要な場合がある
一方で、本格的に導入するのであれば関数やマクロの知識が必要です。
よく使用する関数の例としては、加算に使用するSUM関数や、縦方向の検索により特定の行の値を探し出し、該当する列の値を返すVLOOKUP関数、特定の範囲内で順位を求めるRANK関数などがあります。これらは基礎的な関数ですが、ほかにも様々な関数を覚える必要があり、機能を複雑にするほど必要な関数も増えていきます。
エクセルで会計業務を行うメリット
会計業務には専用の会計ソフトも豊富にありますが、あえてエクセルで作成・管理すると次のメリットがあります。
コスパが良い
エクセルそのものが安価で使用できるため、低予算で済ませたい方やコスパを求める方には適しています。もともとPCにインストールされていることも多く、普段から使っているのであればイニシャルコストやランニングコストもかかりません。
また、エクセルであれば操作経験のある従業員も社内に多数いる可能性が高く、ソフトウェアそのものの使い方からレクチャーする必要性が低いのもメリットです。会計ソフトによくあるサポートつきのプランや、有料のサポートオプションに加入する費用を浮かせられます。
互換性が高い
エクセルは利用者が多いことからデータの互換性にも優れます。社内はもちろん、税理士や会計士のような外部専門家を頼る際もデータの送受信や閲覧が容易です。オンラインやアプリ上でファイルを開けるので、外出先でも入力や確認ができます。
もしPCを新調した場合でも、エクセルであればデータ移行が簡単にできるのも魅力です。
柔軟性が高い
エクセルに詳しい人であれば、使いやすいフォーマットに変更したり、必要な機能を追加したりなど柔軟な使い方ができます。
会計ソフトを探しているものの、求める機能が特殊で、備えている製品がなかなか見つからない場合は自作したほうが早い可能性もあるでしょう。
エクセルで会計業務を行うデメリット
表計算ソフトであるエクセルには、次のように専用の会計ソフトにはない弱点やデメリットもあります。
フォーマット作成の手間がかかる
エクセルを会計ソフトとして使うには、帳簿用のフォーマットを1から構築する必要があります。会計業務では複数の帳簿を用意しなくてはならず、複雑な仕組みの帳簿をそれぞれ作成するにはかなりの手間がかかります。
エクセルのテンプレートを流用する方法もありますが、完全に自社に合った形とは限らないため、カスタマイズが必要です。
また、関数やマクロの知識があったとしても、それだけではどのような計算式を設定するべきか、帳簿同士をどのように紐付ければよいのかは判断できません。テンプレートのカスタマイズをするには簿記や会計業務の知識も必要です。
業務引継ぎの際に問題が起きやすい
フォーマットを自作した場合、ほかの従業員への使い方の周知や、後任者への引継ぎに時間がかかります。自作のフォーマットだと、公開された説明書や解説記事がないため、自社でマニュアルを作らなければなりません。
また、実際に取り扱う従業員側に高度なエクセルの知識が必要なので、担当者の退職時にはそうした人材を新たに採用し続けなければならず、採用のハードルも上がります。
法改正に自社で対応する必要がある
帳簿に関する法改正などへの対応を、自社で行わなければならないのもデメリットです。簿記に関係する法律は常に変化しています。例えば年末調整時も、税率、控除のルールなど毎年変更される可能性があります。フォーマットを一度作ったとしても、毎年アップデートしていかなければなりません。改正内容によっては、シートそのものを作り直さなければならないケースもあるはずです。
もし自作したフォーマットが間違っていた場合、全体の計算結果に大きな影響が出てしまいます。法改正に問題なく対応するフォーマットを作るには、エクセルや簿記だけでなく法律面の知識もアップデートすることが必要です。
エクセルと簿記両方の専門的知識の必要がある
会計業務の担当者に、エクセルを使いこなせるスキルと簿記に関する知識の両方が必要です。エクセルだけ、あるいは簿記だけでなく、エクセルと簿記両方の知識となるとハードルが上がります。
社内で両方に精通した人材を育成するのは容易ではありません。簿記は専門的な分野です。そのためエクセルに詳しい社員がいても簿記のスキルをすぐに身につけてもらうのは難しく、時間をかけて育成する必要があります。育成できない場合、外部から簿記の知識が豊富で、かつエクセルに明るい人材を採用することが必要です。
エクセルよりも会計ソフトの導入がおすすめ
エクセルでも会計ソフトは作れますが、関数の複雑さや万一間違えたときのリスクなどを考えると専用の会計ソフトを導入するのがおすすめです。会計ソフトはエクセルと異なりパッケージ費用や月額料金などの利用料がかかりますが、それを補って余りあるメリットがあります。
なお、会計ソフトにはいくつかの種類があります。詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。
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場所を問わず利用ができる
クラウド型の会計ソフトはインターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるのが魅力です。
エクセルでは自身のPC内に最新データを保存したあとに共有を忘れてしまうと、ほかの従業員が内容を確認できなくなってしまうデメリットがあります。
しかし、会計ソフトであればそのようなリスクはありません。データはクラウド保存されるため、利用者全員が場所を問わずアクセスでき、常に最新データを共有できます。
エクセルよりも作業効率が良い
専用の会計ソフトであれば、フォーマットを一から作成する必要はなく、法改正にも自動で対応してくれます。また、エクセルの関数やマクロなどに精通する人材を探す必要もありません。入力ミスや記載もれなど、ヒューマンエラーも防止できます。データ連携の機能も充実しているため、自動化や業務効率化も進みます。
会計ソフトはインターネット上に入力例やトラブルシューティングが多いのもポイントです。入力で困ったとき、対処法を調べるのが容易なため初心者でも使いやすくなっています。経理経験の浅い人や、小規模な会社あるいは個人事業主などで経理を専門に担当する人がいない場合でも、簡単に使えます。
様々な財務状況を簡単に確認できる
会計ソフトであれば、財務状況の管理や分析が容易です。エクセルであっても、関数などを利用して様々な情報を抽出することは可能ですが、手間がかかります。一方、会計ソフトであれば、集計や抽出の手間を省いて財務状況を簡単に見える化できる製品が多くあります。
会計ソフトは財務状況の確認だけでなく、レポートやグラフを用いた分析もできます。得たデータの正確性が高いのもポイントです。エクセルの場合、記入ミスや、分析結果の算出に使用する関数にミスがあると、そのままデータに反映されてしまいます。しかし、会計ソフトであれば、ミスした際にエラーやアラートなどが出るので、正確な表示が可能です。
会計ソフトを選ぶ際の5つのポイント
会計ソフトは豊富な種類があるため、自社に合っているものを選びましょう。選び方を5つに分けてご紹介します。
1.必要な機能は備わっているか
自社に必要な機能を洗い出し、必要な機能が備わっているものを選びましょう。例えば給与計算ソフトや会計データの分析ソフトといったソフトウェアとの連携機能や、クレジットカード、銀行口座の利用履歴の自動取り込み・仕訳機能などが挙げられます。
なお、注意点として機能が最低限の会計ソフトは、個人事業主向けに作られている場合があります。法人がビジネスで使用するのであれば、担当者が初心者であっても法人向けを選びましょう。
特に規模の大きい会社では法人向けのなかでも高性能なソフトがおすすめです。価格は高くなりますが、機能が足りないと買い替えることになってしまいます。使いやすいことは大前提として、自社に必要な機能をすべて備えるソフトが必要です。
2.導入形態が合っているか
会計ソフトには大きく分けてパッケージ型とクラウド型があります。パッケージ型はPCにアプリケーションをインストールして使用するタイプで、オフライン環境下でも使用できるのがメリットです。
一方、クラウド型はブラウザ上でアクセスして使用するため多人数が利用しやすく、アップデートも自動で行われます。
ソフトの操作をする人数が多い、あるいは在宅勤務と出社を繰り返して作業環境が変わることが多いならクラウド型をおすすめします。一部の人が会社でのみ使うのであれば、パッケージ型を選ぶのも良いでしょう。
コスト面では、クラウド型の場合、プランに応じて継続的な利用料金が発生するのが一般的です。パッケージ型は初期費用としてパッケージ料金がかかる代わりに月額料金が発生しない買い切り型が多くなっています。ただし法改正への対応などアップデートは有料の可能性があります。イニシャルコストとランニングコストを比較し、自社の状況に応じて選択しましょう。
3.サポート体制が充実しているか
ソフトのサポート体制が充実しているかも重要な要素です。操作で不明なことがあった際や、トラブル時に適切かつ親身な対応をしてもらえるか確認しましょう。
会計ソフトの料金体系は、有料でサポートを提供しているケースや、サポートつきプランが用意されているケースもあります。また、会計ソフトによっては税理士や会計事務所などの専門家のサポートを受けられるものもあるので、必要に応じて選択しましょう。
4.担当者のスキルに合った仕様か
会計ソフトのユーザーインターフェース（UI）や操作感を確認し、経理担当者の簿記のスキルに見合う仕様のものを選びましょう。初心者でも使いやすいことを売りにした製品もあれば、ある程度経理の知識がある人向けの製品もあります。
最初から高性能なものを選んでも、経理担当者の知識に見合っていないと使いこなすのが難しいはずです。また、多機能な代わりに複雑でマニュアルを読まないとわかりにくいものもあれば、マニュアルなしでもある程度直感的に操作できるものもあります。選択に悩んだら、担当者本人の意見を聞くのも良いでしょう。
5.継続して利用できる価格か
有料ソフトを使う場合は、自社の予算で継続して利用できる価格かどうかを確認しましょう。
会計ソフトは月額料金やアップデート費用など、ランニングコストもかかります。ランニングコストが高いと、あとからコスト削減のために安価なソフトへ乗り換えなければならなくなる可能性も出てきます。乗り換えるとマニュアルの作り直しやデータ移行など担当者の余計な業務が増えてしまうため、継続して利用できるものを選ぶことが大切です。
無料ソフトと有料ソフトの違い
会計ソフトには有料のものだけでなく、無料で使えるものも存在します。しかし、無料のものだと機能や使いやすさ、あるいはセキュリティなどに不安を感じる人も少なくないようです。そこで、無料ソフトと有料ソフトでは具体的に何が違うのか詳しくご紹介します。
機能や使用期限の制限
無料版は機能に制限があることが一般的です。例えば帳簿の印刷ができなかったり、期限を過ぎるとデータを使えなくなったりします。特に取引数が多い企業では、入力件数などに制限がないか確認しましょう。
また、使用できる期間も限定されていることが多いです。無料での試用期間が3日～30日程度設けられているソフトが多いですが、なかには60日、90日程度使える製品もあります。こうしたソフトの場合、無料期間はあくまで体験版として用意されており、期限を過ぎると有料となります。
サポート範囲の広さ
有料版のほうが、サポート面では充実していることが多いです。例えばカスタマーセンターのサポートや、税理士や会計事務所への相談サービス、リモートで操作サポートを受けられるサービスなどを設けている製品もあります。
また、有料ソフトはメールや電話、チャットボットなど問い合わせ手段が豊富な傾向があります。困ったときすぐにサポートを受けられるか確認しておきましょう。
一方、無料の製品は受けられるサポートが限定的です。困ったことがあっても自力で調べて解決できるなら、無料の製品を試してみるのも良いでしょう。
無料のおすすめ会計ソフト2選
会計ソフトの導入にあたり、まずは気軽に試してみたい方や、小規模な会社でシンプルな性能のものを求めている方に向けて、無料で利用可能な会計ソフトを2種類紹介します。
フリーウェイ経理Lite
ずっと無料で使えることをコンセプトにした会計ソフトです。有料版の提供はあるものの、無料版でも会計に必要な機能を一通り使用できます。ただし無料版・有料版ともに登録できる会計データはひとつなので、小規模事業者や個人事業主におすすめです。
補助科目を作ることで科目の内訳を管理したり、いつも同じ内容の仕訳を固定仕訳に登録できたり、あるいは入力項目を固定できたりなど入力支援が多彩です。また、図表作成や分析、帳票出力対応など多機能を提供しています。自動仕訳や操作サポートなどがほしい場合は有料版がおすすめです。
参照元：フリーウェイ経理Lite
やよいの白色申告
パッケージ版会計ソフトでお馴染みの弥生が提供するクラウド型の無料会計ソフトです。ただし利用は個人事業主に限定しています。機能が多彩なので、一度会計ソフトを使用してみたいというユーザーにおすすめです。
やよいシリーズの定番「かんたん取引入力」や「スマート取引取込」機能で、初めてでも入力がスムーズです。各種レポートや書類の作成も容易にできます。
なお、取り扱えるデータ件数は1事業所のみなのでご注意ください。
参照元：やよいの白色申告
有料のおすすめ会計ソフト7選
続いて、有料で使える人気の会計ソフトを7種類ピックアップし、特徴や主な機能などを紹介します。
Weplat 財務応援 R4
プリンターやパソコン関連情報ソフトを中心に提供するエプソンのクラウド型会計ソフトです。電子帳簿保存法やインボイスにも対応しており、安心して利用できます。仕訳や帳簿入力が簡単にでき、初心者でも扱いやすいソフトです。
また、60日間使用できる無料版も提供しています。無料版では、使用期間中なら有料製品がもつ多くの機能をしっかり試せるのが特徴です。ただし、全帳票には「見本」の文字が表示されます。使用期間を過ぎるとソフトは使用できなくなるので、有料版へデータを移行するか使用を停止するかのどちらかになります。
参照元：Weplat 財務応援 R4
freee
2013年に提供開始されたクラウド型会計ソフトです。2024年3月時点で54万以上の事業所が有料プランに加入して利用しています。通常の帳簿付けから決算書作成、経営管理まで幅広く1本で対応できるソフトです。
「簿記知識なしで簡単に利用できる」をコンセプトにしたソフトでもあり、金融機関との連携による自動記帳や簡単な操作性によって初心者でも会計業務が行えるようになっています。
機能制限のある無料プランも用意されています。取引データの参照や更新が直近1カ月のデータのみなど制限が多い点には注意しましょう。
参照元：freee
マネーフォワード クラウド会計
freeeと同じく無料プランを提供しているクラウド型の会計ソフトです。freeeと比較した際の機能性に関しては多少難易度が上がり、初級者～中級者向けの会計ソフトに該当します。簿記の知識があり、従来の帳簿付けに慣れている方であればマネーフォワード クラウド会計のほうがおすすめです。
1カ月間の無料体験も用意されています。機能制限はそれほど多くないため、有料版に移行するか検討しやすいでしょう。
参照元：マネーフォワード クラウド会計
ジョブカン会計
導入実績25万社以上に及ぶ本格的で使いやすい会計ソフトです。軽快な操作ができるのがコンセプトで、クラウドでありながらデスクトップ版のような処理速度を保ちストレスなく入力できます。
各種帳簿の入力から連携機能、セキュリティ機能まで幅広く備わっているのが魅力です。
また、30日の無料お試し期間が設けられており、有料版と同等の機能を体験できます。
参照元：ジョブカン会計
フリーウェイ経理Pro
会計事務所で導入されている、プロ向けの多機能な会計ソフトです。税理士の業務をスムーズにできるようこだわって作られています。例えば、入力時の処理のもたつきを抑えて業界最速クラスの入力が可能、クラウド保存とサーバ保存の両方に対応可能といった特徴があります。
また、リモートサポートもありオプション料金なしでオペレーターの迅速なサポートが受けられます。
参照元：フリーウェイ経理Pro
わくわく財務会計
小規模な会社向けに作られた、操作性や経営状況の見える化に重きを置いた会計ソフトです。初心者でも使いやすいよう入力支援機能を備えており、クリック操作で簡単に確認や訂正ができます。財務状況の比較やグラフ作成なども容易です。
無料体験は30日間可能で、サンプルデータや操作マニュアルなどが付いているのですぐに利用を開始できます。わくわく財務会計は使いやすさに定評のある会計ソフトなので、初めて会計ソフトを導入する企業におすすめです。
参照元：わくわく財務会計
弥生会計
弥生会計はクラウド上で動作する会計ソフトです。初心者でも使いやすいユーザーインターフェース、かつ主要な機能が一通りそろっていて、これさえあれば会計業務に困りません。「かんたん取引入力」という独自の機能により、日付と金額などを入力するだけで帳簿付けができます。
また、入力例やヘルプサポートのコンテンツが豊富にあるのも特徴です。入力に困ったときも公式サイトを見れば動画や画像で操作を確認できます。すべての機能が初年度無料で試せるため、じっくり検討可能です。
参照元：弥生会計
会計ソフトではなくERPという手段も
もし会計ソフトに気になる製品がない場合や、もっと多機能な製品がほしいのであればERP（Enterprise Resource Planning）もおすすめです。
ERPは日本語で「統合基幹業務システム」を意味します。財務会計管理や販売管理、予算管理、マーケティング管理など、あらゆる基幹業務システムをひとつのプラットフォームで一括提供するのが特徴です。
複数の基幹業務システムを一括で提供することで、システム同士の連携力が高まり、業務の効率が向上するメリットがあります。また、各システムにまたがったデータの分析や見える化が可能なのも大きな魅力です。
例えば、会計業務をする上で他部署が担当する範囲のデータが必要なときも、ERPであればすぐに確認でき、各部署に問い合わせる必要がありません。情報共有や意思決定も、ひとつのプラットフォーム内で迅速にできます。
ERPについてより詳しく知りたい方は、次の記事も参考にしてください。
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ERPを導入してみたい方におすすめなのが、Oracle社が提供するクラウド型ERPの「NetSuite」です。一般的に、ERPは業務に関するあらゆるシステムを含むことから、クラウド型だとセキュリティ面に懸念が生じます。この点、NetSuiteはセキュリティ面にも非常に優れているのが特徴です。また、NetSuiteでは次のような機能をもち、中小企業から大企業まであらゆる会社の業務をサポートします。
- 会計ソフトウェア
- 財務管理
- グローバル経営
- 在庫管理
- 注文管理
- サプライチェーン・マネジメント
- 倉庫管理
- 調達
導入実績は38,000社以上に及び、200か国以上で利用実績があります。27以上の言語と190以上の通貨に対応しているため、海外拠点や子会社でも導入できるのもメリットです。
ERPではデータをクラウド上で管理するため、ハードウェアやITインフラの導入、管理の手間がかかりません。ERPを体験したいならまずは、世界でもトップクラスの導入実績を持つNetSuiteを導入してみてはいかがでしょうか。
参照元：Netsuite
まとめ
エクセルでの記帳は、簡易帳簿や補助ツールとしては有効ですが、法改正への対応やフォーマット入力の手間、ヒューマンエラーのリスクなどの観点から長期的にはおすすめできません。会計ソフトには無料でも一通りの機能をもったものや、ある程度長期的に無料で体験できるものもあるので、まずは無料体験から開始し、エクセル脱却を目指しましょう。
また、無料の会計ソフトを使用しているとどうしても機能面で不足感を抱き、結果的に有料製品を導入するケースが少なくありません。長期的な利用を検討しているのなら、有料製品を導入することも視野に入れましょう。
