業務システムとして基本的な会計ソフトですが、導入は必ずしも簡単なものではありません。一見簡単そうに見える導入も実は失敗している企業が多く存在するのです。
そこで今回は事例で9つの失敗ケースを紹介していきます。会計ソフトの導入を成功させるには、まずどういったケースが失敗してしまうのかを知ることが大切です。
今後導入予定のある企業はぜひ本記事を参考にしていただければと思います。
会計ソフト導入失敗事例
別ツールの導入が必要になった
管理会計における業務を効率化する機能が詰まった会計ソフトですが、製品によってはデータ分析機能やレポート作成機能などが乏しいものもあります。こうなると別のツールを導入してカバーする必要があるのでコストと管理業務の増加が避けられません。
会計ソフトを選ぶ際は幅広い機能性を重視することが大切でしょう。ただし、単に多機能というのでは適切な選択とは言えません。
自社の要件と整合性と取りつつ機能面で無駄のないものを選んでください。
他システムとの連携性を無視した
会計ソフトは給与計算や販売管理など、連携が取れると業務効率化が加速するシステムがいくつもあります。むしろ会計ソフトを導入する上で他システムとの連携を狙っていかなければメリットを最大限引き出すのは難しいでしょう。従って、予め他システムとの連携性を確認し製品を選ぶことが大切です。
あるいはクラウドERPを検討するといいでしょう。会計ソフトを始め複数の基幹系システムを同時に導入できるだけでなく、それぞれのシステムでしっかりと連携が取れているのでメリットを最大限に引き出すことができます。
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導入担当者の人選ミス
中小企業に多いのが「ある程度ITに詳しいから」という理由で導入担当者を選んでしまうことです。加えて入社数年目の若手社員となると失敗率は高まってしまいます。
導入担当者に選ばれた若手社員はまず会計業務について理解しようとするのがセオリーですが、意外と周囲の協力を得るのが難しくなります。若手社員というだけで軽い対応をする者もいれば、個人レベルの意見を押し付けるような者もいます。
こうなると若手社員は意見をまとめ上げるのにかなり苦労し、さらにまとめた意見は往々にして間違っていることが少なくありません。
ですので導入担当者はまず会計業務を理解している社員。かつ周囲からある程度信頼を得ている社員がベストです。加えて周囲が協力的になるよう促すのも大切なポイントの一つでしょう。
変化を嫌う現場社員が多い
そもそも人間は変化を嫌うものですが、仕事においてはそれが顕著に現れる傾向にあります。会計ソフトを導入すると良くも悪くも現状から業務内容が変化しますので、これを受け入れられない社員が意外にも多いのです。この状況のまま導入すると社員に利用されない会計ソフトを生んでしまう可能性があります。
そこで、導入検討段階から現場社員にきちんとした説明の場を設けることが重要です。会計ソフトを導入すると何が変化するのか？どう変化するのか？どんなメリットがあるのか？どんなデメリットがあるのか？など、予め説明しておくことで変化に対応することができます。
サポート体制を確認していなかった
財務会計では法制度に従って財務諸表を作成しなければならないため、多くの会計ソフトでは損益計算書やキャッシュフロー計算書などの財務諸表を作成する機能が備わっています。これ自体に問題はないのですが、財務会計は比較的、頻繁に法改正があるのです。
つまり法改正の度に財務諸表を合わせなければならないのでシステムのアップデートが必要になります。
しかしベンダーによってはこの法改正の度にコストがかかってしまうというケースも少なくないのです。ですから予めベンダーの法改正サポート体制を確認し、できる限りコストのかからない製品を選ぶことが大切です。
そもそも何のためのシステム化なのかが明確になっていない
会計ソフトを導入するということは会計業務に課題があり、それを解決するために導入するというのが自然な形です。しかし何のためのシステム化なのかが明確にされていないまま導入するケースが非常に多くあります。
導入する目的が定まっていないと適切な運用もままならないので、使われないシステムを生んでしまう可能性が高いでしょう。
そもそも現状の会計業務に課題を感じていなければ無理に会計ソフトを導入する必要性はないのです。
自社に最適な会計ソフトを選べていない
会計ソフトを選ぶ上で機能や価格などを比較しつつ製品選定を行うと思いますが、間違った選定方法で自社にアンマッチな製品を選ぶと失敗になってしまいます。
特に多いのが“多機能”や“低価格”というだけで選んでしまうケースです。多機能というのは確かに魅力的ですが、使用しない機能が多い分システムが煩雑化してしまうというリスクがあります。低価格もまた安いからと言って自社に最適な製品とは限りません。
現場社員の意見を吸い上げられていない
会計ソフトを導入する上で重要なのは現場社員の意見を吸い上げ、しっかりと反映させることです。しかし経営者が独断で製品を選び導入するケースが少なくありません。
当然現場業務に適合しない可能性が高いので導入に失敗してしまいます。
導入担当者が誰であれ、しっかりと現場社員の意見を吸い上げ製品選定に反映させていきましょう。
予測していたコストを大幅に上回った
低価格を重視することで起こりやすい失敗ケースです。機能面をしっかりと比較していないがために複数のシステムが必要になり、コストが肥大化してしまいます。
こういった理由からも会計ソフトを選ぶ際は低価格だけを重視するのではなく、全体的なバランスを考慮して選ぶ必要があるのです。
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NetSuite(ネットスイート)で総合的な環境を
会計ソフトを導入しようと考えている企業におすすめしたいのが、クラウドERPソリューションとして提供されているNetSuiteです。
クラウドERPとは前述したように会計ソフトを始め総合的な環境をクラウドで構築できるソリューションです。そしてNetSuiteでは連携性のあるシステムを導入出来るだけでなく、ビジネスインテリジェンスにより各システムから生成されたデータをリアルタイムで可視化・分析することができます。
これにより経営戦略の意思決定を迅速化したり、インベーションを起こしやすくなるため成長企業としての基盤を手に入れることができます。
また、NetSuiteではユーザー企業が柔軟にカスタマイズできるように専用プラットフォームを提供しています。会計業務に限らず企業システム全体を独自の業務内容に合わせてカスタマイズしていくことができるのです。
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まとめ
いかがでしょうか？会計ソフトは企業にとって基本的な業務システムではありますが、必ずしも導入が簡単なわけではありません。成功するのが当たり前ではなく、導入に失敗している企業も多いのです。
これから会計ソフトを導入しようという企業では今回紹介した失敗事例をもとに、適切な導入を目指してほしいと思います。
