中小企業の多くはエクセルを使って予算管理を行っています。会社にとって予算は利益を出すための目標であり、予算を達成することが各人の使命と言ってもよいでしょう。しかし、その予算を管理するエクセルシート自体に問題があると、転記に時間がかかってしまったり、修正や追加によって管理が複雑になってしまったりと、多くの非効率を生んでしまいます。
実は、ちょっとした工夫でエクセルの予算管理が大分効率的になりますので、本稿でご紹介する方法をぜひ実践してみてください。また、今回は予算管理の一部である経費の部分のみをご紹介します。
効率の良い予算管理書をエクセルで作る方法
それではさっそくご紹介します。まず、エクセルで予算管理書を作るにあたり大切なことは、「データベース形式で作る」ことです。データベースと聞くと専門的に感じるかもしれませんがが、縦方向に隙間なくデータが並べられているものを指すので、決して難しくはありません。一般的な予算管理書は次のように記載されていることかと思います。
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科目 |
2019年度予算 |
2018年度予算 |
対比増減 |
詳細 |
|
新入社員教育費用 |
1,395千円 |
1,395千円 |
0円
|
貸し切りバス500,000円 有料道路使用料50,000円 宿泊費1,000円×40名＝400,000円 昼食費1,500円×40名×2回＝120,000円 懇親会費5,000円×40名＝200,000円 障害保険料500円×40名＝20,000円 土産費5,000円 運転手費100,000円 |
|
社内講習会費 |
700千円 |
500千円 |
200千円 |
講師謝金150,000円 講師謝金②10,000円×4回＝400,000円 講習会チラシ印刷代30,000円×5回＝150,000円 |
この予算管理書を、次のようにデータべース化してみます。
|
No. |
款 |
項 |
目 |
明細 |
項目 |
数量 |
単価 |
小計 |
発生月 |
|
1 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
貸し切りバス |
1 |
400,000 |
400,000 |
4月 |
|
2 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
有料道路使用料 |
1 |
50,000 |
50,000 |
4月 |
|
3 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
宿泊費 |
40 |
10,000 |
400,000 |
4月 |
|
4 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
昼食費 |
80 |
1,500 |
120,000 |
4月 |
|
5 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
懇親会費 |
40 |
50,000 |
200,000 |
4月 |
|
6 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
障害保険料 |
40 |
500 |
20,000 |
4月 |
|
7 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
土産費 |
1 |
5,000 |
5,000 |
4月 |
|
8 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
運転手費 |
1 |
100,000 |
100,000 |
4月 |
|
9 |
事業費 |
一般事業費 |
社内講習会費 |
講習会開催 |
講師謝金 |
1 |
150,000 |
150,000 |
10月 |
|
10 |
事業費 |
一般事業費 |
社内講習会費 |
講習会開催 |
講師謝金② |
4 |
100,000 |
400,000 |
10月 |
|
11 |
事業費 |
一般事業費 |
社内講習会費 |
講習会開催 |
講習会チラシ印刷代 |
5 |
30,000 |
150,000 |
10月 |
これがいわゆる予算管理書のデータベース化です。隙間なく埋める必要があるため、すべての欄にデータを入力しましょう。ただし、費用項目以外はコピー＆ペーストで構いませんし、費用金額に関しても数量と単価から小計が算出されるよう関数を埋め込んでおけば、効率的にデータを入力できます。
上記データベースでは費用項目に合わせてデータを入力しましたが、実際はもっと適当でかまいません。すべてのデータを入力した後は、「並べ替え」を行います。費用項目を並べ替える際は、費用項目がある列を選択しながらホームタブにある「並べ替えとフィルター」というボタンをクリックして、「昇順」を選択します。
すると費用項目があいうえお順に並べ替えられます。費用項目の順序にルールがある場合は、「ユーザー設定の並べ替え」を選択して、ルールを設定しましょう。
次に、グループごとの小計を出します。データタブの右側に「小計」のボタンがあるので、リストを選択した状態で小計ボタンを押し、実行しましょう。
すると、データが次のように集計されます。
|
No. |
款 |
項 |
目 |
明細 |
項目 |
数量 |
単価 |
小計 |
発生月 |
|
1 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
貸し切りバス |
1 |
400,000 |
400,000 |
4月 |
|
2 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
有料道路使用料 |
1 |
50,000 |
50,000 |
4月 |
|
3 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
宿泊費 |
40 |
10,000 |
400,000 |
4月 |
|
4 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
昼食費 |
80 |
1,500 |
120,000 |
4月 |
|
5 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
懇親会費 |
40 |
50,000 |
200,000 |
4月 |
|
6 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
障害保険料 |
40 |
500 |
20,000 |
4月 |
|
7 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
土産費 |
1 |
5,000 |
5,000 |
4月 |
|
8 |
事業費 |
一般事業費 |
新入社員教育費用 |
研修参加（40名） |
運転手費 |
1 |
100,000 |
100,000 |
4月 |
|
|
|
|
|
研修参加（40名） 集計 |
|
|
|
1,295,000 |
|
|
9 |
事業費 |
一般事業費 |
社内講習会費 |
講習会開催 |
講師謝金 |
1 |
150,000 |
150,000 |
10月 |
|
10 |
事業費 |
一般事業費 |
社内講習会費 |
講習会開催 |
講師謝金② |
4 |
100,000 |
400,000 |
10月 |
|
11 |
事業費 |
一般事業費 |
社内講習会費 |
講習会開催 |
講習会チラシ印刷代 |
5 |
30,000 |
150,000 |
10月 |
|
|
|
|
|
講習会開催 集計 |
|
|
|
700,000 |
|
このように予算管理書を作成し、そのまま会議に提出すれば資料を見る人は漏れなく項目を追うことができるのが、会議の効率化にもなります。
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いかがでしょうか？このように予算管理書をデータベース化することで、修正や追加があった際も複雑化を防ぐことができますし、より効率的な予算管理が行えます。さらに、エクセルの機能を駆使して費用科目を規定の順番に並べ替えたり、月ごとの集計を出したり、明細をテキスト形式にしたりといろいろなTipsがありますので、ぜひ試してみてください。
もしもエクセルでの予算管理に限界を感じたら、次にシステム化を検討してみましょう。たとえばOracle EPM Cloudなどの予算管理専門のクラウドサービスならば、会社全体の予算情報を集めて総合的に管理して、素早くレポートとして抽出できます。そうすれば予算管理をより素早く行い、事業計画の意思決定を迅速化できます。
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