創業間もない、あるいはまだ小規模な企業ですと会計業務をマニュアルにて行っているところも多いでしょう。従業員数がまだ少なく、社長が会計業務全般を行っているような場合は、毎月一定時期になると数字と格闘しているという企業も少なくないと思います。
そうした企業にこそ、会計ソフト導入を検討したいただきたいものです。会計ソフトは会計業務を効率的に行うことで時間の余裕を生ませ、社長業に集中するためのITツールだと言えます。
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また、経理担当者を配備している企業であっても、業務負担を軽減することで労働生産性がアップして、人的リソースを最大限に活用することができます。
今回は、この会計ソフトの基本機能について解説していきたいと思います。どのような機能が備わっており、どういった効果を持つのか、この点に注目してください。
機能1.帳簿入力
帳簿は会計業務において最も基本的な業務です。大切なのは入力データの正確性と信頼性です。財務会計や税務申告に必要な情報の多くが帳簿に集約するので、正確なデータを入力すること、そしてデータの信頼性を担保することが重要となります。
Excelで帳簿を管理しているような環境では、データが正確でなかったり、信頼できるデータでなかったり、あるいは作成した帳簿を紛失してしまうといったリスクがあるのです。
会計ソフト上で帳簿データを確認しながらデータ入力をすることで、正確性と信頼性の確保、そして帳簿が紛失してしまうリスクが大幅に低減します。
現金出入帳、預金出入帳、売掛帳、買掛長、経費帳など基本的な帳簿入力に関しては、どの会計ソフトもカバーしています。
機能2.伝票入力
会計業務において時間のかかる業務と言えば伝票作成ですね。決まったフォーマットにデータ入力して発行し、紙伝票として保管するのが一般的でしょう。会計ソフト上で伝票入力することで、この作業の効率性を大幅にアップさせることができます。
また、作成した伝票をシステム上で管理することもできるので、ペーパーレス化を支援できます。
機能3.仕訳
仕訳作業は勘定科目一覧から該当するものを選び、費用ごとに仕訳を行っていきます。これがなかなかに骨の折れる作業です。会計ソフトにはこの作業を効率化するために、自動仕訳が備わっています。
特にクラウド型の会計ソフトでは銀行明細を直接取り込んで、自動的に仕訳作業を行ってくれることで、大幅な業務効率化が見込めます。また、学習機能により仕訳精度が向上することで、さらなる導入効果が見込めます。
機能4.支払管理
買掛金を管理し、的確な支払業務を実行することは取引先との関係性を良いものにするために、とても重要な業務です。しかしマニュアルによる管理では、支払忘れも多く、取引先の信頼を損ねる可能性もあるのです。
支払管理をシステム化すれば、買掛金を的確に管理し支払忘れなどをの問題を無くすことも可能です。
機能5.経営分析
データをもとにした経営判断が重要だと言われている現代ビジネスにおいて、会計情報の可視化は必須だと言えます。多くの会計ソフトには経営分析機能が備わっており、自社の経営状況を可視化することができます。
マニュアルではデータの集計から加工、分析まで多大な時間を費やしてしまうので、リアルタイムな経営状況の可視化がかないません。会計ソフトを導入して経営分析を行えば、これまでにないスピードで経営判断を下していくことができるでしょう。
機能6.資金管理
自社の資金が今どれくらいあるのか？これを知るためには買掛金や売掛金、そのほか経費などを計上したうえで計算しなければならないため、正確に把握することが難しくなります。しかし、資金状況を正確に把握できなければ、新たな投資を行うことはできません。
会計ソフトの資金管理ではキャッシュフロー計算機能を用いて、自社の資金状況を可視化してくれます。
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機能7.予実管理
予実管理は、財務管理と管理会計を行う上でとても重要な要素です。予算に対して実績がどれくらいあるのか？これを正確に把握できるだけでも、財務会計と管理会計が楽になります。
ただし、予実管理を行うためには適切な予算編成を行うための予算管理が必要になります。会計ソフトではこうした予算管理を行うための機能も備わっているので、正しい予実管理を行えるというわけです。
機能8.決算書作成
決算書は財務会計を行う上で重要な資料であり、外部ステークホルダーに経営状況を開示するための基礎となります。また、決算書は企業全体の経営状況をまとめるものなので、期ごとの作成でも負担の大きい作業です。
会計ソフトで決算書を作成することは、決裁時期の多忙な状況を解消し、迅速かつ的確な決算書作成を支援します。
機能9.税申告
法人税制度は毎年改正が行われているものであり、企業にとっては毎年対応作業という重要な業務があります。しかし、制度改正に対応することは容易ではありません。会計ソフトの税申告機能では毎年の制度改正にも柔軟に対応するので、対応コストを低減することができます。
機能10.固定資産管理
固定資産を管理することは次の設備投資への判断を下したり、税務申告を行う際に必要となります。しかし、社内の固定資産をすべて管理するのは困難です。そもそも管理自体が難しかったり、固定資産ごとの減価償却などを常に把握していなければなりません。
固定資産管理機能を有している会計ソフトであれば、各固定資産を管理したり、減価償却の計算や償却状況を把握するために便利な機能です。
ただし、固定資産管理システムのように管理業務全体をカバーするものではないので、固定資産管理を最適化するためには専用システムの導入を検討しましょう。
機能11.データ連携
データ連携機能とは、会計ソフト以外のシステムと連携することで様々な効率化効果がある機能です。例えば購買管理システムや販売管理システムなど、キャッシュの流れの中にあるシステムと連携することで、様々な経理業務を大幅に効率化することができます。
また、周辺システムだけでなく、組織全体のシステムと連携して統合的なシステム環境を整えることができれば、全体最適化という目標も実現可能です。
ただしその場合はERPでの導入を検討することをおすすめします。ERPは統合基幹業務システムと言って、会計システムを始め様々なシステムを総合的に導入するためのITソリューションです。
ERPを導入すれば初めから連携の取れているシステム環境を手にすることができるので、既存システムとの連携性を確認する必要もなく、親和性の高い連携環境を整えることができます。
従って会計ソフトと周辺システムの連携を考慮するのであれば、ERPでのシステム導入も念頭に置いておきましょう。
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まとめ
いかがでしょうか？近年リリースされている会計ソフトの多くが、こうした基本機能を備えています。ただし製品によって機能差はあるので、事前の機能確認を怠らないでください。
また、多機能であることで良い会計ソフトの条件ではありません。あくまで自社の利用目的に沿った、シンプルな機能性と機能を提供しているものが良い会計ソフトです。
この点に関しても見誤ることなく、適切な導入を目指していただければと思います。
