近年、多くの企業が業務標準化を進めているのは、そうせざるを得ない理由があるためです。では、いったいなぜ企業は業務標準化を進める必要があるのでしょうか。本記事では、企業が業務標準化に取り組む必要性や得られるメリット、具体的な実現方法などについて解説します。
業務標準化が必要な理由
業務標準化とは、誰が担当しても同じような成果につながるよう、業務の流れや取り組み方などを見直すことを指します。業務の標準化ができていないと、担当する者によって作業品質やスピードが変わる、といったことが起きてしまうのです。
企業に業務標準化が求められる理由は、従業員によってスキルや適性などが細かい点で異なるためです。たとえば、まったく同じ内容の「標準化されていない」業務を、同等の在籍年数で同程度の能力があると評価されている複数の従業員にさせた際に、作業スピードや品質に大きな差が生じるケースがあります。こうした業務を、誰が担当しても同等の作業スピードや品質に安定させられるようにするためには、業務の標準化が必要なのです。
また、人事異動や休職への対応としても、業務標準化を進めなくてはなりません。業務を標準化できていないと、人事異動で担当者が変わったとき、今まで通りの成果を望めない可能性があります。同様に、従業員が休職すると代わりの者が業務を担当しますが、今まで関わってこなかった業務なら何をしてよいのかもわからず、途方に暮れてしまいます。
終身雇用制度の崩壊により、人材が流出しやすくなったのも、企業が業務標準化に取り組むべき理由といえるでしょう。かつて、日本企業の多くは従業員を終身雇用していました。そのため、従業員は組織に忠誠を誓い、長く在籍し続けたのです。
しかし、近年では終身雇用をやめる企業が増えました。その結果、将来に不安を感じる、もっとよい待遇の会社で働きたいといった人が増え、人材が流出しやすくなったのです。こうなると、いつ業務の担当者が変わるかわかりません。人が入れ替わっても安定した品質で業務を遂行してもらうには、標準化が必要なのです。
業務を標準化するメリット
業務標準化のメリットとして、品質の向上や安定が挙げられます。担当者個人のスキルや経験などに依存しないため、誰が担当しても従来と同じ成果を出せるのです。品質が安定すれば、ミスによる手戻りの発生も回避でき、業務効率化にもつながります。
ノウハウを蓄積しやすいのもメリットです。たとえば、業務フローをマニュアル化し、PDCAサイクルを回しつつブラッシュアップすれば、より品質や作業スピードアップにつながるノウハウを蓄積できるでしょう。
教育コストの削減効果も期待できます。業務の標準化ができていないと、担当者が代わるたびに教育をしなくてはなりません。その都度研修や指導を行うとなると、人的コストや時間的コストが発生します。業務フローや具体的な作業方法などをマニュアルに明記し、可視化できていれば、このような教育の手間を省け、コスト削減にもつながります。
特定の従業員にのしかかる負担を軽減できるのも、メリットといえるでしょう。その人にしかできない、その人でないと品質が落ちる、といった業務がある場合、その従業員にのみ大きな負担がのしかかってしまいます。その結果、心身に支障をきたす、離職するといったリスクが発生します。
生産性向上の効果も期待できます。業務を標準化できていれば、誰でも作業に取り組めるため、誰かに質問する、教えを請うといったことがなくなるのです。時間を無駄にすることなく業務を進められ、余計な作業も排除できるため生産性向上につながります。
[RELATED_POSTS]業務標準化の進め方
業務標準化を進めるのなら、まずは現状を把握しなくてはなりません。どの業務が属人化しているのか、品質が安定していないのかを把握できていないと、標準化の進めようがありません。現場の従業員や管理者へきちんとヒアリングを行い、現状の把握を進めましょう。
現状把握ができたら、標準化を進めるべき業務を明確にします。企業によっては、標準化を進めるべき業務が複数出てくる可能性もあるでしょう。このようなケースでは、標準化を進める優先順位をつけることをおすすめします。重要度や緊急性が高いものから進めていくとよいでしょう。
標準化する業務を明確にし、優先順位もつけたのなら、作業手順や方法などを明文化しましょう。誰でも業務を遂行できるように、わかりやすいマニュアルを整備します。その業務にまったくなじみがない従業員でも、読めば問題なく作業に取り組めるような内容に仕上げるのが理想的です。
完璧に近いマニュアルを整備しても、イレギュラーな事態やトラブルが発生する可能性はあります。このような事態も想定し、問題を解決するためのトラブルシューティング例やFAQなども用意しておきましょう。トラブルが起きたとき誰に報告するのか、どのように対処すべきなのかを明記しておくと安心です。
マニュアル化が完了したら、いよいよ運用を開始します。運用を開始したからといって、終わりではありません。何の問題もなくスムーズに運用できればよいのですが、マニュアル通りに作業を進められない、成果があまり出ていないといったことが起きる可能性もあります。
運用を開始したあとは、様子を見つつ定期的な見直しが必要です。問題を発見したら分析を行い、改善したうえで再度様子を見ましょう。それでも改善できなければ、また改めて分析と改善策の立案、実行を繰り返します。このように、PDCAサイクルを回しつつブラッシュアップしていけば、理想的な業務標準化を実現できるでしょう。
業務標準化の実現に役立つOracleの製品
業務標準化はアナログな手法でも進められますが、ツールやサービスの利用でよりスムーズに実現できます。業務の属人化を何とかしたい、一刻も早く作業を標準化したいと考えているのなら、Oracleの製品を試してみてはいかがでしょうか。以下、業務標準化に役立つOracle社のフレームワークや製品を紹介します。
Oracle Modern Best Practice
Oracle Modern Best Practiceは、Oracleが提供しているあらゆるツールに対応できるベストプラクティスです。ベストプラクティスとは、求める成果を得るための一貫的な手法を示します。また、これは定型化されるものではありません。Oracle社の資料によると、「ベスト・プラクティスは、改良点の発見、組織や要件の変化、新しいテクノロジの出現に合わせて進化します。」と説明されています。
（引用元：Oracle社 Modern Best Practiceについて）
企業が利益の最大化を求めるにあたっては、まずベストプラクティスの標準化を進めなくてはなりません。たとえば、すでに自社で求める成果を得るための一貫した手法を確立しているとしましょう。基本的には、この手法を用いれば企業は優れた成果を得られるはずです。
しかし、いくら優れた成果を得られる一貫的な手法であったとしても、それを誰もが実行できなければ利益の最大化を実現できません。ベストプラクティスを標準化し、誰でも実行できる環境を整えることが、利益の最大化につながります。
新たな技術が次々と開発されている現代では、ベストプラクティスも進化を続けなくてはなりません。優れた成果を得られる一貫的な手法であったとしても、それは現状のことであり、新たな技術の登場で時代遅れになってしまう可能性があります。
そういった状況にも対応できるのが、Oracle社が提供するSaaSソリューションのOracle Fusion Applicationsです。ERPやHCM、CRMが含まれており、高い柔軟性を発揮します。常に世界中のクライアントによるフィードバックに基づいた開発を行っているため、トレンドに合わせた進化を実現しています。Oracle Fusion Applicationsを導入すれば、時代に合わせた企業のベストプラクティス標準化や、総合的なパフォーマンス向上に役立ってくれるでしょう。
まとめ
属人化した業務があると、人事異動や従業員の休職に対応できず、作業品質も安定しません。業務品質を安定させ、生産性を向上させるためにも業務の標準化が必要です。教育コストの削減にもつながるため、さっそく業務の標準化を進めてみませんか？
企業の利益を最大化させるには、理想的な業務プロセスへの変革が必要です。本気で変革を求め、発展性のある企業を目指すのであれば、本記事で紹介したOracle Modern Best PracticeやOracle Fusion Applicationsの活用を検討してみることをおすすめします。
