業務効率化の足がかりとなるツールを導入したいと考えているのなら、「Zoho Books」を選択肢のひとつに加えてみましょう。Zoho Booksは会計業務を中心に業務を効率化できる有益なツールです。本記事では、Zoho Booksの特徴や機能、導入で得られるメリットなどを解説します。
クラウド型会計ソフト「Zoho Books （ゾーホー・ブックス）」とは?
Zoho Books （ゾーホー・ブックス）は、外資系企業のZoho社が開発したクラウド型会計ソフトです。同社はCRMやメルマガ配信ツールなど、さまざまなソフトウェアを扱っています。Zoho Booksは、2001年に設立された「ゾーホージャパン株式会社」が提供しているツールであり、資産や在庫管理、請求業務などの効率的な処理を実現します。
「Zoho Books」の特徴
Zoho Booksに実装されている機能には、会計や請求、見積もり、経理などがあります。適切な財務管理による、ビジネスワークフローの自動化に役立つツールであり、製品の調達から在庫管理、請求までの業務フローを自動化できます。
Zoho CRMをはじめとした、ほかのZohoツールとの連携が可能なのも特徴です。ほかにも、PayPalやGoogle Workspace（旧G Suite）など、さまざまな外部ツールとの連携が可能であり、自社の環境にあわせて活用できます。
なお、Zoho Books自体は会計ソフトであり、ERPではありません。ただ、製造業向けや教育機関向けなど、特定の業界に特化したERPソリューションも複数提供しています。
また、同社はアプリ開発プラットフォーム、Zoho Creatorも提供しています。ローコードでのアプリ開発が可能なプラットフォームであり、システムを利用したカスタムERPソフトウェアとしての活用も可能です。レガシーシステムの移行に役立ち、生産性や収益の向上、コスト削減などに貢献します。
「Zoho Books」が向いている企業
Zoho Booksは、自社のリソースを、より有効に活用したい企業に向いています。リアルタイムな財務状況の把握と会計業務の処理を実現できるため業務効率化が進み、リソースをコア業務へ投入できます。
経理業務担当者の負担を軽減したい企業にもおすすめです。Zoho Booksはさまざまな外部システムとの連携が可能なので、より便利な使い方ができます。Zoho系のツールはもちろん、著名なシステムやアプリとも連携できることから業務改善が進み、担当者の負担軽減につながります。
外出先で会計タスクの処理を行いたい企業にも最適です。Zoho Booksには専用のモバイルアプリが用意されているため、スマートフォンやタブレット端末があれば場所を問わずに会計処理を行えます。
「Zoho Books （ゾーホー・ブックス）」の機能
Zoho Booksの代表的な機能として、請求書発行と工数管理、銀行モジュール、取り引きの承認、顧客ポータルが挙げられます。
請求書発行
Zoho Booksには、システム上で請求書を作成、発行できる機能が実装されています。売上モジュール、もしくはダッシュボードから直感的な操作で作成できます。
カスタマイズ可能なテンプレートが用意されているため、容易に請求書を作成できる点が魅力です。オンラインでの受領や手動で支払い済みなど、さまざまな項目を変更できるほか、部分的な支払いの記録も可能です。
また、特定の期間に複数回発行する繰り返し請求書や、前払いを受ける際の前払い金請求書なども作成できます。
工数管理
工数表モジュールを使用すると、プロジェクトに要した時間を計算し工数データを作成できます。個々のタスクや週次での工数を記録できるほか、すでに工数表を作成している場合はシステム上へインポートが可能です。
工数表モジュールは、プロジェクトに要した時間をただ計算できるだけではありません。割り出した工数から費用を算出し、顧客へデータに基づく請求書を提出できます。プロジェクト関連の請求業務が煩雑になっている、担当者に負担を強いているといったシーンで活用可能です。
銀行モジュール
銀行モジュールは、銀行口座とシステムを紐づけることによって、取り引き情報を自動的に取得できる機能です。対応している金融機関の口座だけでなく、クレジットカードとの連携も可能なので、入出金情報の管理を効率化できる点が魅力です。
手作業で取り引き情報を入力するケースでは、ヒューマンエラーの発生が懸念されます。銀行モジュールを使用すると、自動的にデータが登録されるため入力ミスを回避でき、作業時間の大幅な短縮も可能です。
また、銀行側が配信した取り引き情報などをインポートできるため、システム上で取り引き内容を照合できるほか、取り引きの消し込みも容易に行えます。
取り引きの承認
Zoho Booksで作成、管理した取り引きの確認や承認を行える機能です。従業員が作成した取り引き内容に大きなミスや不備があると、組織に多大な損害を及ぼしかねません。ツール上で作成した取り引き内容を上司（承認者）に提出し、確認してもらうことで大きなトラブルに発展するのを防げます。
取り引き内容に問題がある場合には、承認アクセス権をもつ承認者が変更を行えます。なお、承認者のアクセス権限は柔軟に変更できるため、人員の入れ替えなどが起きた際にもスムーズな対応が可能です。
顧客ポータル
顧客ポータルは、顧客との取り引き情報を可視化、管理できる機能です。たとえば、作成した見積書をシステム上にアップロードすると、顧客が内容をチェックでき、コメントでコミュニケーションもとれるためスムーズな取り引きを行えます。
また、取り引き状況の追跡も可能です。顧客ポータル上でやり取りした内容はログが残るため、不正や不適切な対応などがないか確認できます。請求書や見積書の共有、双方でのチェックなどをひとつのプラットフォーム上で行えるため効率的です。
「Zoho Books」を利用するメリット：業務効率化
Zoho Booksを利用する大きなメリットは、業務効率化を実現できる点です。会計処理のみならず、さまざまな取り引きのフローをサポートしてくれるため業務の効率化が進み、残業時間の削減にもつながります。
経理担当者の負担を軽減できるのもメリットです。帳簿や請求書の確認などをすべてシステム上で行えるため、従来に比べて業務負担を大幅に軽減できます。恩恵を受けるのは経理担当者だけではありません。たとえば営業部門も、見積書の内容をオンラインで顧客と話しあえるほか、請求書の発行も容易になるため効率的です。
プロジェクトに関する請求業務がしやすくなる点も見逃せません。プロジェクトに要した時間を正確に記録として残せるため、工数から容易に請求書を作成できます。他社と協業してプロジェクトを進めることが多い、といった企業にもおすすめです。
取り引きの効率化と可視化が可能なのも、同ツールの特徴です。顧客ポータル機能を用いれば、オンラインで顧客とさまざまなやり取りを行えます。従来のように、その都度メールや電話でやり取りを行う必要がなくなり、ワンプラットフォームで効率的なやり取りができます。
業務を効率化できれば、これまで以上にリソースの有効活用が可能です。自社の利益に直結するコア業務へより多くの人材を投入できるほか、今までよりも少ない人員でこれまで以上の成果を得ることも不可能ではありません。組織全体の生産性が高まり、コストダウンしつつ大きな成果を望めます。
まとめ
Zoho Booksは、請求書作成や工数管理などを行える会計ソフトです。業務効率化や生産性の向上を実現したい、経理担当者の負担を軽減したいといった企業に適しているので、公式サイトの情報もチェックしてみましょう。
なお、より本格的なリソースの活用や業務効率化を目指すのなら、専用のERP導入がおすすめです。以下の記事では、ERPを選ぶ際の基準やポイントをわかりやすく解説しているため、ERP導入を検討している場合はぜひ目を通してください。
