一取引ごとに発生する債権・債務は、組織の中でも管理が難しい項目の一つです。理由としては、債権・債務管理業務をシステム化できていないことから、手作業による業務負担が考えられます。
こうした問題を解決し、効率的な管理業務を遂行するためのITツールが債権・債務管理システムです。
その利便性の高さから企業規模を問わず注目され、“全社最適化”を目指すための業務アプリケーションとしても導入されています。
では、債権・債務管理システムとはどのようなものでしょうか？今回は、債権・債務管理システムの基礎について紹介します。
債権・債務管理システムはなぜ必要なのか？
債権・債務管理ならば会計システムにも備わっている機能の一つです。既存の会計ソフトにて、管理業務を行っている企業も多いでしょう。このため、今さら債権・債務管理システムを導入する必要はないという意見もあるかもしれません。
債権・債務管理システムの必要性とはどこにあるのでしょうか？
第一に、会計システムに備わっている債権・債務管理機能は非常に限定的です。売掛金と買掛金、これらを帳簿として記録することはできますが、リアルタイムな請求・回収情報や、支払情報を可視化することはできません。
もちろん、そういった会計システムも存在しますが、それは既に会計システムというより統合的な管理システムだと言えます。つまり、一般的な会計システムを利用しているのであれば債権・債務管理システムを導入するニーズは必ずあるということです。
債権・債務管理システムによって各情報をリアルタイムに可視化できないと、不渡りや未払いなどのリスクが生じ、利益確保ができなかったり組織としての信頼性を欠くような事態もあり得ます。
こうしたリスクを回避するためにも、債権・債務管理システムが必要です。
次に、拠点ごとの債権・債務情報を一元的に管理することが難しいという問題があります。債権・債務管理業務を複雑にしている原因の一つに、点在する情報を一元的に管理できないことにあります。
各所から情報を収集するだけでも時間がかかってしまい、それを集計、加工まで行うとかなりの業務負担がかかってしまいます。
債権・債務管理システムによって拠点ごとの債権・債務情報を一元的に管理できれば、業務が複雑化することもないでしょう。
いかがでしょうか？ここまでの内容だけでも、債権・債務管理システムの必要性を理解していただけたのではないかと思います。
会計システムに債権・債務管理機能が備わっているといっても、やはり債権・債務管理システムを利用するニーズはどの企業にもあるかと思います。後はコストと利点のバランスを考慮すれば、すぐでにも導入すべきか、あるいはもう少し待った方がいいのか、自社にとって最適な導入タイミングが見えてくるはずです。
債権・債務管理システムの主な機能
ここで、債権・債務管理システムの主な機能について紹介します。
1.売掛金、買掛金データを一元的に管理
取引ごとに発生する売掛金、買掛金を一元的に管理し、いつでも情報を可視化できるよう検索性にも優れています。リアルタイムに債権・債務情報を可視化できるので、今まで以上に業務効率性が高まるでしょう。
2.入金、支払状況に応じた消込作業
債権・債務管理システムに明細情報を取り込むと、自動的に消込作業を行ってくれます。大量の取引がある場合、手作業によって消込作業を行うことは非常に手間でしたので、効率性を高めることで労働生産性のアップにもつながるでしょう。
3.多様な支払方法に対応
買掛金の支払いは何も銀行振り込みだけでなく、相殺する場合もありますし、手形を発行したりファクタリングを行うケースもあります。債権・債務管理システムはこうした多様な支払方法に対応しています。会計システムで債権・債務管理を行っている場合は、こうした支払方法に対応することはできないので、業務負担が増す傾向にあります。
4.債権回収の支援と書類作成
債権回収を確実に行っていくことは、キャッシュフローにおいて非常に重要です。未払いが発生したときは支払期限の過ぎた売掛金額の確定や、催促方法の決定などを行った上で書類作成をして、催促しなければなりません。しかし、こうした業務は手間も多く、生産性を低下させている原因の一つです。
債権・債務管理システムの債権回収支援機能や書類作成機能を活用すれば業務を迅速化し、担当者も本来業務に集中することができるでしょう。
5.長期債務管理とシミュレーション
企業の債務には買掛金といった短期的な債務の他、社債や銀行借入といった長期的な債務があります。長期債務では月々の金利や返済額、償還期間などの管理が必要となり、マニュアルでの管理は非常に難しいのが問題です。また、長期債務の契約を行う前に、資金繰りに問題がないかシミュレーションする必要があります。
債権・債務管理システムで長期債務管理とシミュレーションを活用すれば、業務効率性アップと将来的な資金繰りを客観的に判断するための材料を手にすることが可能です。
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クラウド型と、ERPで導入する債権・債務管理システムについて
債権・債務管理システムを導入する上で検討すべきなのが“クラウド型”と“ERP”です。
クラウド型とはインターネット経由でシステムを利用するサービス形態で、債権・債務管理システムを社内に構築することなく導入することができます。インターネット接続環境とPCさえあれば利用できるので、導入コストの削減と導入期間の短縮化、さらには導入後の運用効率化といったメリットがあります。
以前はセキュリティ性が問題視されていたクラウド型ですが、現在では「むしろセキュリティ性が高くなる」という認識が広まり、クラウド型にて債権・債務管理システムを検討する企業が増えています。
やはり、オンプレミスに比べて導入コストが大幅にダウンすることが、最も大きな要因だと言えるでしょう。また、運用コストについても削減できるケースがあるので、環境によってはオンプレミスよりもかなり導入メリットの高いサービスです。
次にERPですが、これは統合基幹業務システムといって複数の業務アプリケーションを統合的に導入するためのITソリューションです。
ERPを導入するということは債権・債務管理システムに限らず様々な業務アプリケーションを同時に導入するということなので、導入プロジェクト・導入コストは必然的に大きくなります。
しかし、“全社最適化”という導入効果がもたらすメリットが絶大なのも確かです。債権・債務管理システムと周辺アプリケーションがすべて連携されているのでデータ共有による業務効率化はもちろん、経営者は経営情報のほとんどをリアルタイムで手にすることができます。
クラウド型ERPでの導入を検討すれば、導入期間と導入コストを縮小できるので、ぜひ検討してみてください。
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まとめ
まだまだ普及段階にある債権・債務管理システムですが、導入することで多くのメリットを得られることは間違いありません。もちろん、適切な製品選定を運用が前提としてですが。
ともあれ会計システム内で債権・債務管理業務を済ませるよりも遥かに利用価値は高いので、一度検討してみてはいかがでしょうか。
まずは自社の債権・債務管理状況を把握し、問題点を洗い出した上で、債権・債務管理システムを導入することでどのような効果があるのかを予測してみてください。
