ERPの導入を検討している企業や導入したばかりの企業の方の中には、正しい運用方法を知りたいと考えている方も多くいるでしょう。本記事では、ERP運用を成功させるポイントや導入メリットを紹介します。
また、よくある失敗例やおすすめの製品紹介もするので、どのようなポイントに気を付けたら良いのか、また製品のポイントなども分かるでしょう。ERP運用を成功させたい企業の担当者は、ぜひ参考にしてみてください。
ERPとは
そもそもERPとは、「Enterprise Resource Planning」を略したもので、直訳すると「企業資源計画」となります。日本では「統合基幹業務システム」や「基幹システム」、「業務統合パッケージ」などと呼ばれるものです。ERPには会計管理システム・販売管理システム・在庫購買管理システム・生産管理システム・人事給与管理システムの5つのシステムが統合されていて、会計業務や人事業務など、企業にとっての基幹業務をまとめ、業務の効率化や情報の一元化を図るために活用されます。各基幹業務は通常、部門ごとにデータを管理して個別に処理業務を行っていますが、各部門間で共通の情報を利用することも多く、データの反映や受け渡しに手間がかかったり、人為的ミスが発生したりするケースが多い点が問題となっていました。そこで、これまでは各部門それぞれで管理していた業務を連携させ、業務効率化をより一層高めることを目的に開発されたのが、本記事で紹介するERPというシステムです。
なお、ERPと似たものに「基幹システム」がありますが、前者はすべてのデータを一元管理できるため、業務間における個別のデータやり取りが不要であるのに対し、後者は業務ごとで独立したシステムであるため、データは一元管理できず、異なる部署同士でデータのやり取りが必要な場合は別途、システムの連携が必要になるという違いがあります。基幹システムではなくERPを導入することで、他部署間での情報共有がより迅速に行えるだけでなく、システム連携に伴う手間も省けるでしょう。
ERPの種類
ERPはインターネット上にシステムを構築する「クラウド型」と、自社でサーバーを構築する「オンプレミス型」の2種類に分けられます。前者はインターネット上にシステムを構築するため、導入にあたって自社に専用のサーバーなどを用意する必要がない点が特徴です。そのため、ハードウェア購入費用などの初期費用やランニングコストの削減が可能な点や、短納期での導入ができる点がメリットといえます。一方、利用するためにはインターネット環境が必要なため、万が一、インターネット障害が起きた場合は使えなくなる点や、外部からサーバーに攻撃を受けた場合はデータが流出する恐れがあるなど、セキュリティ面での不安がある点がデメリットとして挙げられます。
後者は利用にあたり、サーバーを自社で用意しなくてはいけないため、導入費用がかかる点や、運用や改修を自社で行うため、専門知識を持っている人を雇う必要がある点がデメリットとして挙げられるでしょう。また、導入から利用開始までの期間が半年以上かかる可能性もあります。しかし、カスタマイズ性が高く、自社に合わせたシステムの構築が可能なため、既存システムとの連携が容易にできたり、社内ネットワークの利用により外部からの攻撃や情報漏えいのリスクを減らせたりなどのメリットがあります。
クラウド型が登場する前はオンプレミス型が主流であったこともあり、現在でもオンプレミス型を利用している企業も多数あります。上記のように、どちらの形態でもメリット・デメリットはあるため、企業の課題やビジネス規模などによって選ぶと良いでしょう。
ERP運用でよくある失敗例
ここからはERP運用で起こりやすい失敗例について3つ紹介します。どのような失敗があるのかを知り、同じことを起こさないための参考にしましょう。マスターデータ管理の属人化
マスターデータとは、システムの構築・運用していく上で必要となる基本的な情報のことです。このデータは、適切な管理が重要ですが、専門知識とERPシステムの知識が必要なため属人化しやすいといえるでしょう。両方の知識を有する人を常に雇用する必要があり、担当者が不在になってしまうとメンテナンスが行われなくなるなどの問題が発生します。明確な目的がない
ERPを導入する明確な目的がないと、導入自体がゴールになってしまう恐れがあります。せっかく導入したにもかかわらず、上手く活用できずに、導入の意味がなくなるケースも考えられるでしょう。そうならないためにも、導入する前に導入後はどのような運用体制で進めていくのか、それぞれの組織や現場における運用範囲を決めておくなどの十分な検討を行うことが必要です。運用・保守費用の負担
ERPを導入する場合、オンプレミス型は開発費用、クラウド型はランニングコストが発生するなど、運用や保守費用の負担がかかる点も留意しておかなくてはいけません。また、マスターデータの入力を行う社員も必要になるなど、運用にあたって人件費もかかるでしょう。
システムの導入によって業務効率化が目指せるといったメリットも多くありますが、その分、費用がかかるため、少なからず企業の負担は増加します。そのため、自社に合わせた適切なパッケージ選びが費用対効果を高めるための重要なポイントになるでしょう。
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ERP運用を成功させるポイント
ここからはERP運用を成功させるポイントを3つ紹介します。どのような点に注意すれば導入を成功に導けるのか、ぜひ確認しましょう。導入目的を明確に
ERPは製造から人事、会計管理までと運用が幅広いため、どこまで進めると成功なのかの判断が難しいといえます。そのため、成功だったのかどうかをしっかりと見極めるためにも、導入の際に、具体的な数字を交えながらプロジェクト目標を設定する必要があるでしょう。自社の現状の業務課題やシステムの課題などを洗い出し、システム導入によってどの程度までの改善を目指すのかをはっきりと決めることが大切です。なんとなくの目標を立てるのではなく、できる限り具体的なものを設定しましょう。なお、現状の課題を無視して高すぎる目標設定をすると、導入が失敗する可能性もあるため、あくまでも現状の課題や問題など、自社の状況を踏まえた目標を定めることが重要です。
社内全体の共通意識
ERPは会社の経営基盤に関わる重要システム製品であり、あらゆる情報を一元管理して可視化させることで、意思決定をスムーズに進める効果が期待されています。スピード感のある経営を行う上でも重要な役割を果たすため、経営のためのシステムといわれることもあります。しかし、意思決定するのは経営陣であるものの、実際に使用するのは現場の社員であるため、社内全体を巻き込んだプロジェクトとして進めていくことが必要です。全体に共通意識を持たせることで、社員からの不満が出ることを抑えられるだけでなく、伝達ミスなどによる間違った運用が起こることを防げるでしょう。
スモールスタートから実施
ERPの基本機能は、商品の在庫管理や顧客情報、社員の勤怠管理までさまざまあります。しかし、これらの機能をいきなりすべて使いこなすことは難しく、現場の混乱も招きかねないため、一部機能から徐々に利用するのがおすすめです。少しずつ利用して、それぞれの機能を把握していくことで業務に定着しやすくなる効果も期待できます。効率的に利用するためにも、まずはスモールスタートから始めて、徐々に活用の幅を広げていくと良いでしょう。クラウド型ERPを導入するメリット
ERPにはオンプレミス型やクラウド型があると紹介しましたが、ここからはクラウド型を導入するメリットについて解説します。初期費用・運用コストを抑えられる
オンプレミス型に比べ、クラウド型は開発費用も発生せず、低コストかつ短期間で導入できる点が特徴です。オンプレミス型の場合は、サーバー設置やさまざまな設定などを行う必要があるため、稼働までに1年以上かかることもありますが、クラウド型の場合はそのような作業の手間が不要なため、すぐに運用を開始できるのです。また、クラウド型であれば、専門知識を持ったベンダーが対応してくれるため、運用コストや人件費の削減にもつながるでしょう。常に最新版を利用できる
クラウド型ERPは、提供事業者が対応してくれるため、自社でのバージョンアップ対応が不要です。システムは定期的なバージョンアップが必要になりますが、オンプレミス型では自社でその作業を行わなくてはいけないため、手間がかかります。クラウド型ではそのような手間がかからないため、社員の作業負担を減らせるでしょう。また、常に最新バージョンを利用できるため、万全なセキュリティ体制を構築することができる点も魅力です。手間やコストをかけてセキュリティ対策をする必要がなく、あらゆる脅威から安心してデータを預けられるでしょう。
新たな働き方の実現
クラウド型はインターネット経由で利用するため、インターネット環境さえあれば社内にいなくてもアクセスできます。そのため、テレワークやリモートワークなど、新たな働き方に対応することが可能です。働き方改革などの推進により、時間や場所に縛られない働き方が推奨されていますが、このような方法が実現しやすくなるでしょう。
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ERP運用を成功に導くクラウドERP「NetSuite」
「NetSuite」は、世界24,000社以上の顧客に利用されている世界No.1のクラウドERPシステムです。財務会計管理や生産管理など、あらゆる基幹業務プロセスの合理化を実現するために必要なツールが提供されています。拡張性に優れているため、企業の成長に合わせて機能を追加したりカスタマイズしたりできる点も特徴です。スタートアップから大企業、グローバル企業に至るまでおすすめできるクラウドERPソリューションといえるでしょう。導入目的を明確にしたり、社内全体に共通意識を持たせたりするといったポイントを踏まえてシステムを導入することで、業務効率化を目指せるなど、さまざまなメリットを享受できます。社内業務の円滑化を行いたい場合はぜひ、導入を検討すると良いでしょう。
まとめ
ERPを導入することでデータの一元管理ができるようになると、部署間での情報共有がスムーズになり、多くのメリットが感じられるでしょう。本記事で紹介した失敗例やポイントを踏まえて導入すれば、より効果を実感できるはずです。
システムの形態にはオンプレミス型とクラウド型がありますが、それぞれメリット・デメリットがあるため、自社に適した方を選ぶことが大切です。なお、クラウド型を選ぶ場合は、多くの企業に選ばれている「NetSuite」もぜひ検討してみてください。
