需要を予測した売れ筋商品を仕入れたり、先入れ先出しができるように商品を保管したり、通販従業(eコマース)の在庫管理はとにかくやることが多くて大変。しかし、きちんと管理できなければ損失にもつながるので非常に重要な業務ですね。
ある程度小規模ならばそれなりに適当でも問題ありませんが、売上が拡大し徐々に取り扱う商品が増えると途端に難しくなります。
そんなとき在庫管理の効率化ポイントを押さえておくと、幾分か業務が楽になることでしょう。今回紹介するのはそんな効率化のためのポイントです。
ロケーションを決めて商品を保管する
在庫管理の“超”基本でもあるロケーション管理。商品の保管場所を特定するだけでも在庫管理の効率性はグンッと上がります。商品ごとに保管場所を特定してマッピングしておけば目的の商品がどこにあるのかすぐに把握できます。
日々数十以上の商品を発送するのであれば塵も積もればなんとやら。ほんの数秒の効率化が1日に数分の効率化に繋がります。そして1日数分の効率化が1年で数日分の時間を生みだすのです。
そこで簡単なロケーション管理を紹介すると、固定ロケーションとフリーロケーションを使い分ける方法があります。
固定ロケーションには流動性の低い商品を、そしてフリーロケーションには流動性の高い商品(売り上げ)を置くのです。こうすることで在庫管理にメリハリが出るのでより管理しやすくなるでしょう。
先入れ先出しができる仕組みを作る
どんな商品にも必ず経年劣化というものがあるので、先入れ先出しで入荷時期の早いものから発送していくことは損失を防ぎます。食品や美容品などは消費期限が定められているので尚更ですね。
しかし何の対策もなしにできるほど簡単ではありません。初めは先入れ先出しができていてもすぐに管理方法が雑になり、入荷日に関係なく発送してしまうことは珍しくないのです。
理由は単純で、いちいち商品の消費期限やロットナンバーを確認して先入れ先出しを行うのは非常に面倒だからです。だからこそ簡単に行うための仕組みが必要になります。
幸いこの仕組みは小～中規模であればそう難しくはありません。最も簡単な方法として“カラーごとの管理”があります。つまり商品が梱包されている箱やエリアを色分けして商品の鮮度を明確にするのです。
例えば各月を表すカラーを決めます。(12ヵ月で12色)それぞれのカラーシールを梱包されている箱に張り付ければ、パッと見で鮮度を把握することができますね。また、エリアごとなら保管場所をカラービニールテープで囲えば同じ効果があります。
カラーシールは検品時に張り付ければ負担になることもないので、単純ながら非常に効果的です。
ピッキングリストを作成する
ピッキングリストとはどの商品がどこに保管されているかを管理するためのリストです。ある程度管理規模が大きくなってくると、記憶だけでピッキングを行うのが難しくなってきます。
そこでピッキングリストがあると記憶ではなく目で見て確認できるので、ピッキング業務を大きく効率化できるのです。
また、新スタッフがいち早く業務を覚えるためにもピッキングリストを作成しておくといいでしょう。
現状の課題と向き合いきちんと改善策を立てる
例えば在庫数が合わず、月末に確認・調整作業で数時間あるいは丸1日を消費していたとします。しかしそれでも対策を取らずにまた来月同じことを繰り返しているという方が意外に多いでしょう。
これは在庫管理における一つの課題です。きちんと向き合って改善策を立てなければ、いつまでも繰り返すことになるでしょう。
この例で言えば、入荷時あるいは出荷時に検品ミスがあると考えることができます。対策としては2重チェックを取り入れるのがベターです。一度検品した商品を別のスタッフがもう一度検品する仕組みを取り入れれば、在庫数が合わないということがほぼなくなります。
「でも検品作業にスタッフ2人も使えない」と思われる方もいるでしょうが、2重チェックにかかる作業時間と月末の確認・調整作業にかかる時間はどちらが多いでしょう？後者というのであれば明らかに2重チェックを取り入れた方が効率化になりコスト削減にもなります。
何も2人同時に検品作業を行わなくてもいいのです。1人目の検品が終了した後、時間があるときに2人目が行えば問題ありません。
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在庫管理システムを導入して効率化する
従来通りの管理方法では難しくなってきたと感じたのであれば、そろそろシステムを導入する頃ではないでしょうか？在庫管理システムを導入することでバーコードリーダーを活用した管理ができたり、管理業務を自動化することで大幅に効率アップが望めます。
さらに、最近ではスマートフォンやタブレットを利用したバーコード管理まで行えるので、専用端末を揃える必要もありません。システム上で帳票を作成することもできるので効率化は間違ないでしょう。
また、クラウドサービスの台頭によりシステム環境もインターネットとPCさえあれば利用できるので、運用業務が発生することはありません。ユーザーが毎月定められた費用を支払うだけで常に最新かつセキュリティ性の高いシステムを利用することができます。
在庫置き場の整理整頓を徹底する
人間の心理とは面白いもので、ゴミ一つないキレイな街では紙屑一つ捨てるのもためらう割に、少しでもゴミが落ちている街では平気で捨てることができます。こうした心理は職場でも働くものなので、在庫置き場が汚いと次第に管理方法も雑になっていきます。
従って、在庫置き場は定期的に整理整頓を行いキレイな状態を保ちましょう。デスク周りはキレイにしてもなかなか在庫置き場までは目が行き届かないものなので、習慣づけることが大切です。
クラウドERPで総合的に基盤を作る
先ほど在庫管理システムの導入をポイントとして紹介しましたが、もう一つシステム関連で紹介したいのはクラウドERPです。
クラウドERPとはその名の通りクラウドサービスで提供されるERP(統合基幹業務システム)ソリューション統合基幹業務システム)ソリューションであり、在庫管理システムを含む十数のシステムを包括的に提供しています。
つまり簡単に言えばクラウドERP一つで企業経営並びにeコマース経営に必要な業務システムを導入できるということです。そしてこれは“ただ一気に”業務システムを導入できるだけでなく、連携性の取れたシステムで在庫管理システム以上の大幅な業務効率化を実現することができます。
また、各システムから生成されたデータはダッシュボードで確認することができるので、仕入管理や販売戦略にも有効的に利用できるのです。
今後より事業を拡大していこうと考えるのであれば必要なソリューションの一つでしょう。
クラウドERPについて詳細は以下の記事をご覧ください。
参考：ERPとは結局何なのか？ 現代に求められるソリューションの全貌と最新動向
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まとめ
いかがでしょうか？身近なものだけでも通販事業の在庫管理を効率化させるポイントは数多くあります。後は実行するかしないか、課題と向き合うか向き合わないかです。
在庫管理は“経営”と言っても過言ではないくらい重要な業務ですので、継続的な改善で効率化を図っていきましょう。
