RFPの書き方に迷っていませんか？仕事上で作成を依頼された場合、RFPには何をまとめればよいのか戸惑う方が多いと思います。必須項目を漏らさずに、効率的に作成できるRFPの書き方を紹介するので、サンプルを参照し、自社に合った内容をまとめてみましょう。
RFPの書き方は? 基本構成について解説
RFPは「Request for Proposal」の略で、「提案依頼書」を意味します。システム開発や情報システムの導入などを求める企業が、SIerやシステムベンダーに向けて、自社の課題や要望などの具体的な提案を示す書類です。
大手企業では、一般的にITの専門的な知識を持つ担当者が対応しますが、中小企業の場合も同様であるとは限りません。やむを得ず、専門的な知識がない方が担当する場合もあります。その際は、基本的な書き方を把握した上でテンプレートを活用すれば、RFPの作成が可能です。
ポイントをとらえたRFPの作成により、受注者と発注者の認識を擦り合わせ、自社にとって最適な提案を引き出します。
RFPの基本構成は、以下の3つに集約されます。
- 全体の概要
受注者であるSIerやベンダーが理解できるように、プロジェクトの全容を示すものです。目的や背景、解決すべき課題、目指すゴール、プロジェクトの範囲、現行システムの構成・機器情報などを整理します。 - 提案依頼内容
実際にしてほしいことなど、具体的な提案内容を示すものです。発注者から、この内容に沿った提案書の作成を受注者に求めます。発注者である会社・組織情報をはじめ、依頼内容とその範囲、機能の要件、概算費用、プロジェクトの構成や流れなどを明記します。 - 選定の進め方
選定スケジュールを明記しますが、この段階では希望をベースにするだけで問題ありません。提案書の提出先や評価の基準、注意点など、手続きに関する事項を漏らさずに示す必要があります。
各構成における必須項目については、次章より書き方を紹介します。
RFPの書き方
先述した「基本構成」に合わせ、それぞれの項目の書き方と例文を示すので、自社の状況を踏まえてアレンジしつつ活用しましょう。
【全体の概要】目的や課題などの現状
発注者が理解できるように、プロジェクトの全容を明記する部分です。まずは表紙に自社の社名、システムやプロジェクトの名前、日付、提案依頼書である旨を明記しましょう。
1. 本書の目的
目的を明確にし、本書の内容を簡素にまとめます。
【例】
株式会社X(以下、弊社)は、事業拡大に伴ったシステムの見直しを計画しています。本書は、貴社からの提案を取りまとめる際の参考となる弊社の基本情報、プロジェクトの要件・構成などを示すものです。弊社は貴社からの提案書をもとに、本プロジェクトの発注者を選びます。
2. プロジェクトの背景
プロジェクトの背景として、始めることになったきっかけを明記します。さらに、経営的な背景や自社の状況(例:システムの老朽化など)を明確に伝えましょう。そうすることで、より自社に寄り添った提案を受けやすくなります。
【例】
構築から10年が経過した現行システムの老朽化による業務負担の軽減を目的として、新システムを構築します。
3. 現在抱えている課題
システム導入によって解決すべき自社の課題に、優先度を加えて明記します。箇条書きなどで端的にまとめると明快です。
【例】
- データの利活用が困難
エクセルに入力しているデータの形式に統一感がなく、経営に必要なデータを利活用しにくい。
4. プロジェクトの目的
ここまでまとめた背景や課題を踏まえ、プロジェクトの目的を明記します。明確な目的はプロジェクトの成功に欠かせません。箇条書きなどを適宜使用するとよいです。
【例】
データの可視性を上げ、意思決定を迅速化します。
5．プロジェクトのゴール
プロジェクトが目指すゴールについて、品質や費用、納期などを明記します。ここでは、曖昧な表現を避けて、定量的な指標(KGI)になるように心がけます。これにより、プロジェクトの達成度の客観的な判断が可能です。
ただし、予算に関しては明記せずに、広く集める方法もあるので、自社の状況に応じて選ぶことをおすすめします。
【例】
品質:上記すべての画面処理が3秒以内に完了する状態を整えます。
納期:〇年〇月〇日までに〇〇システムを本格稼働させます。
6. プロジェクトの範囲
例えば、システム開発のプロジェクトの場合、開発のみの発注なのか、その後の保守や点検までを含めた発注なのかなど、提案してほしい範囲を明記します。
【例】
機器購入からシステム開発までの過程を依頼したい。
7. プロジェクトの方針
プロジェクトの全体的な方針や実現したい機能、想定するシステム構成などを明記します。システム構成については、クラウド型あるいはオンプレミス型などの利用体系にあたります。
「全体的な方針→実現したい機能→想定されるシステム構成」の順に述べることで、マクロ的な内容からミクロ的な内容へと流れる形になり理解しやすいです。
【例】
想定されるシステム:自社で管理するオンプレミス型の場合、メンテナンスの迅速性と継続性に懸念があるため、クラウド型を想定しています。
8. 現在のシステム構成
既存システムに与える影響などを考慮し、現行システムの詳細を明記します。
例えば、社内システム構成や社外システムとの連携構成、顧客やベンダーに出力する伝票一覧とそのイメージ、経営会議や部門会議で使用するレポート・業務指標などです。これらを一覧可能な形で示すことが想定されます。
【例】
従業員の各PCに保存したエクセルで顧客情報を編集・管理し、社内LANを通じて各関係者に共有しています。
【提案依頼内容】実際に提案をしてもらいたい内容
実際に受注者に提案を求める内容を明記する部分です。
9.会社・組織情報
SIerやベンダーなどの受注者の情報を必要とする欄です。まず、営業や開発、サポートなどの体制、マネジャーを含む各メンバーの役割などを明記してもらいます。構成が複雑な場合は、それぞれの関係がわかる体制図などがあるとよいです。
大規模な提案により、親会社および関連会社などにまたがる場合も同様に明記してもらいましょう。自社と同業界・同業種に対する導入実績も含めると、さらに重要な判断材料になります。
10.提案概要・納品物・構成・スケジュールなど
受注者に提案予定のシステム概要や納品物、構成について明記してもらいます。これらの情報をどのような形で提示してほしいのかを具体的に示しましょう。
特にシステム構成の場合は、ハード・ソフトの構成図やハードの仕様、オンプレ・クラウドなどの利用体系の明記も求められます。
また、提案時点で判明しているリスクや制約事項も並記することにより、リスク回避につながります。
11.概算での費用
受注者に、提案にかかる概算費用をおおむね3つのパートに分けて明記してもらいます。
ライセンス料金などの導入開始時までにかかる費用と、開発費やユーザー教育費などのプロジェクト実施中にかかる費用、そして稼働開始後にかかる継続的な費用です。
【選考の進め方】選考スケジュールなど
最後に、選考の進め方について具体的に示す欄を設けます。
12.選定スケジュール
まず、選定のスケジュールを明記します。提出期限は、RFPを配布する説明会の日から起算して、最低でも2週間後以降に設ける形が一般的です。大規模なプロジェクトの場合は、さらに時間を要することもあります。
期限後の自社での選考スケジュールや契約日など明記すると、より具体的です。また、別途プレゼンを求める場合はプレゼン日や会場、時間なども加えましょう。
13.提案書の提出先
次に、自社の誰に対して、どのような方法で提出してもらうのかを明記します。メールなどで資料提出を求める場合は、メールアドレスや提出期限(時間)も明記すると、迅速に対応してもらえる可能性が高いです。
また、「遅れた場合は選考対象外」などの具体的な処遇についても並記しておくと、トラブル防止になります。
14.提案書の評価基準や注意点
加えて、選定時に重視する評価ポイントなどの明記もおすすめします。必須の記載事項ではありませんが、自社に合った提案をより受けやすくなるため、明記しておくことが望ましいです。
同業他社への導入実績や価格、セキュリティ対策、障害発生率などがわかると、トラブル発生のリスクを低減できます。
まとめ
RFP(提案依頼書)は、発注者と受注者の齟齬をなくすことを目的に作るものです。発注者が全容や「実際に何をしてほしいのか」という提案内容を示し、選定の進め方に沿っていきます。
必須項目が多いため、RFPの書き方に困った場合はサンプルの活用がおすすめです。以下のリンクから、クラウドERPシェア大手であるOracle社が作成した、RFPのサンプルを入手できます。
