経理担当者の中には、会計システムの導入を検討している方もいるでしょう。会計システムは、会計作業を効率化するうえで重要な役割を果しますが、その機能や導入メリットについて、よく知らない場合もあるかもしれません。本記事では、そのような方たちに向けて、会計システムの基本的な知識や機能をはじめ、導入メリットや導入時の注意点などについて詳しくご紹介します。
会計システムの基本的な知識
「会計システム」とは、企業の会計作業をIT化し、効率化を図るためのシステムです。会計システムのほかにも「経理システム」や「財務システム」など、企業によって呼び方が変わる場合もあります。システムによって備わっている機能も異なりますが、主に帳票類の作成や、借入金などのキャッシュフローの明確化、税務署へ申告するための書類作成などに活用されます。また、決算書や経営計画に使用するためのデータ作成も可能です。
経理担当者は帳票をはじめ、細かな書類を書く必要があり、記入に時間がかかることもあるでしょう。しかし、このシステムを導入することで、そのような作業を自動で処理できるなど、管理が容易になります。それにより業務効率化を目指せるだけでなく、社員の作業負担軽減も期待できるのです。
なお、一口に会計システムといってもさまざまな種類があり、自社に適したものでないと、かえって作業の非効率化を招く恐れもあります。よりよい効果を得るためにも、導入前によく検討し、自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。
[RELATED_POSTS]会計システムの機能
会計システムの機能は、主に財務会計システム、管理会計システム、債権・債務管理システムの3つに分けられます。ここからは、それぞれの特徴について解説します。
財務会計システム
「財務会計システム」は、財務会計のデータを入出力するシステムです。伝票入力機能で仕訳伝票から売掛帳・買掛帳にデータを入力し、決算機能を活用して入力したデータをもとに、貸借対照表などの決算に必要な書類を作成します。
作成された財務諸表は、企業の経営者や役員などに、自社の財務状況を把握するために利用されるでしょう。さらに仕訳伝票のデータを写し、会計監査などの調査に使う資料を作成したり、外部ステークホルダーに公開することで、融資などの検討材料に利用されたりする場合もあります。
管理会計システム
「管理会計システム」では、財務会計のデータを事業やプロジェクト別などに分類し、あらゆる観点から分析します。また、社内向けの帳票作成機能を活用したり、分析した結果をもとにして、予算管理やプロジェクト管理で使用するために資料化したりできる点も特徴です。
そもそも管理会計とは、企業の経営的現状を把握すべく、経営者や役員などの内部ステークホルダーに提示される会計状況のことで、今後の経営方針や事業戦略などを決定する際に重宝される情報です。
システムを導入することで、これまでは経営者の考えなどをもとに決められていた部分も、データを参考にしながら判断できるようになるでしょう。また、専用のツールや外部システムと連携することで、より詳細なデータ分析も可能になります。
債権・債務管理システム
「債権・債務管理システム」は、債権情報や債務情報を集計して管理するためのシステムです。支払い予定日や売掛・入金情報、および買掛・出金情報などを一元管理することで、自社のキャッシュフローを明確にし、改善点を見つけられます。また、債権管理システムを活用すれば、支払期限を過ぎた債権について注意喚起も表示されるため、確実な回収を可能にします。
さらに、償還期間や月々の返済額などの管理が必要になる長期債務に対しても、残高や返済期などの設定を行い、返済シミュレーションができるため、資金繰りの計画を立てる際にも活用可能です。中には、資金繰り予測などの資料を出力できるものもあるため、必要な機能が備わっているシステムを選ぶことが大切です。
会計システムの種類
会計システムの導入形態には、大きく分けて3つの種類があります。ここからは、会計システムの導入形態について、それぞれ解説します。
クラウド型
「クラウド型」は、インターネットを利用してサービスを受ける形態です。中小企業向けのサービスを展開している場合も多いですが、中には上場企業への導入実績を持つものもあります。
初期費用が安く済む点や、インターネット環境があればどこにいてもアクセス可能な点、入力補助機能も充実しているため、経理業務に不慣れな人でも操作がしやすい点などがメリットです。ほかにも、システムアップデートがスムーズな点や、データをネット上に保存するため端末故障などの影響を受けにくい点も、メリットとして挙げられます。
一方、基本的にカスタマイズへの柔軟性に乏しい点がデメリットです。また、多くのメリットがあることから、クラウド型の普及は進んでいますが、ネット上でデータを管理するため、セキュリティ面での懸念要素も考慮すべきでしょう。公衆Wi-Fi利用時には使用しない、パスワード管理を徹底するなど、セキュリティ対策も重要です。
パッケージ型
「パッケージ型」は、「スタンドアロン型」と「ネットワーク型」に分けられます。前者は、パソコンにインストールして利用する形態で、主に中小企業が対象です。基本的にカスタマイズはできない点や、端末ごとのインストールや手動更新も必要なため、不慣れな人には扱いが難しい点などがデメリットとして挙げられます。
一方、クラウド型と異なり、インターネット環境がなくても利用できる点や、操作に慣れていれば素早い処理も可能な点は、メリットといえるでしょう。サポート面で充実しているシステムも多く、顧客のニーズを満たせる機能が搭載されている点も特徴です。
対する後者は、社内LANなどを利用し、複数の端末で同じシステムを利用する形態です。複数人で処理を行えるため、作業効率化にはなるものの、前者と比べると費用が高くなる点は懸念されるでしょう。
基幹システム型
「基幹システム型」は、顧客管理システムや在庫管理システムと連携して利用するシステムです。会計データが自動で仕分けされるため、計上処理をスムーズに進められます。主に、「中堅企業」と呼ばれる規模の企業にて導入されるケースも多いです。
会社規模やニーズに合わせた機能のカスタマイズが可能である一方、基幹システムには寿命があるため、10〜15年ごとに再構築する必要もある点はデメリットといえます。また、高機能である点は魅力ですが、その分、費用も数百万円～数千万円と非常に高額な傾向にあります。備わっている機能を自社で活用できるかどうかが、導入のポイントになるでしょう。
会計システム導入検討時に注意すべきポイント
まずは、導入の目的を明確化することが大切です。システムによって特化している機能が異なるため、何のために導入したいのか、目的に対して必要な機能が備わっているかどうかを確認しましょう。もちろん、会計システムは税制改革や制度の変更などの影響を受けるため、それらに対して柔軟な対応が可能かどうかも重要です。
ほかにも、サポート体制が整っているか、他業務システムとの連携や拡張性があるか、データ消失や改ざんのリスクへの対策が十分かどうかなどのポイントも確認しましょう。システムに慣れていない場合、使うのが難しく感じる社員もいるかもしれません。何か問題や不明点が浮上した際、すぐに解消できるようなサポート体制が整っていると、安心して利用可能です。
また、他業務システムとの連携や拡張性があれば、更なる業務効率化を期待できます。データの改ざんや消失については、パスワードの設定や権限の制限をしたり、消失リスクに備えてバックアップを取ったりするなどの対策が必要です。
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Oracle NetSuiteを導入するメリット
「Oracle NetSuite」は、会計システムやEコマースなどを含む統合システムです。ここからは、数あるシステムの中でも、特に「Oracle NetSuite」を導入するメリットについてご紹介します。
複雑な設定や手続きが不要
オンデマンドサービスのため、ハードウェアの調達やライセンス料金の一括支払い、複雑な設定などが不要です。あらゆる企業を想定し、業務プロセスと利用者ごとのダッシュボードがプリセットしてあるため、導入した初日からすぐに利用できます。
また、1年に2回の自動アップデートがあるため、常に最善の状態で使用可能です。さらにサーバーの用意は不要なので、もちろんサーバーメンテナンスも不要です。導入後も、このような作業の手間がかからないだけでなく、更新作業時のトラブルでデータが消える恐れもありません。
成長企業の拡大に最適化されている
クラウド基盤で構築されているため、事業の成長に合わせた拡張性にも最適化されています。最初は必要なかった機能でも、事業が成長するにつれて必要になってくる場合もあるでしょう。
拡張性に優れていれば、そのような際にも同じシステムを利用しながら、機能拡張だけ行うことも可能です。拡張性や柔軟性のないシステムを導入してしまうと、事業が拡大したときに別のシステムに変える必要がありますが、「Oracle NetSuite」ではそのような心配は不要です。
ビジネス状況をリアルタイムに把握することが可能
ダッシュボードやレポート機能など、リアルタイムで状況を把握する分析機能も標準装備されています。また、さまざまなデータを統合し、経営状況を一目で確認することも可能です。データをグラフにして可視化すれば、より明確に状況把握ができるでしょう。何か問題点があったときも、それにいち早く気つくことが可能となり、スピーディーな対策を取れます。
なお大企業には、企業内の事業に関わるすべてのデータを統合して管理できる、「Oracle Fusion Cloud ERP」がおすすめです。財務会計をはじめ、管理系業務や業務システムなどの情報を一元管理可能です。必要なモジュールを組み合わせて段階的に導入することで、自社に合わせた柔軟な運用ができるでしょう。
まとめ
会計システムを導入することで、会計業務の効率化を図れるだけでなく、経理担当者の負担軽減にもつながります。システムを導入する前には、導入目的を明確にしたり、各システムの機能を比較したりするとよいでしょう。
複雑な設定や手続きを省略できるシステムをお探しの場合や、事業拡大を見越したシステムを購入しようか考えている企業は、まずは「Oracle NetSuite」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
