家計簿では、お金の出入りごとに給料などの収入と食費や光熱費といった支出をそれぞれの項目別に記入していきますが、財務会計システムでも同じように、企業へのお金の出入りを勘定科目に分類して入力していきます。この処理を仕訳（しわけ）といいます。
ただし、家計簿と財務会計システムでは大きな違いがあります。家計簿では、普通、給料が入ったとか、食事代を払ったとか、明らかなお金の出入りだけを収入あるいは支出として一方にだけ記入します。それに対して、財務会計システムでは、収入にしろ、支出にしろ、複数の勘定科目に出入りを発生させ、必ずプラスとマイナスが合わせてゼロになるように入力します。また、このプラスとマイナスを単純な金額の出入りではなく、借方（かりかた）、貸方（かしかた）という２つのカラムを使用して、勘定科目毎に出入りの方向に応じて入力するという方法をとります。
この借方と貸方のどちらに入力するかは、図１のように決められています。資産、負債、資本の３つは、その増減に応じて、どちらに入力するかが決まります。収益と費用は、それぞれ、貸方と借方に入力することになります。
例えば、新入社員のために机と椅子を１０万円で購入したとします。家計簿では、単純に支出１０万円として記入しますが、財務会計システムの場合は、費用の中の事務用品費という科目で、借方に１０万円を入力すると同時に、この費用を払うために引き出した普通預金１０万円（資産の減少）を貸方に入力します（図２）。
もう少し複雑な例として、８０万円の商品を仕入れて、１００万円で販売したとします。まず、購入した商品（資産の増加）を資産の中の商品科目として借方に入力します。同時に、この商品の購入に必要な金額を買掛金（負債の増加）として貸方に入力します。次に、この商品を１００万円で販売したことにより、売上高（収益）が１００万円貸方に入力され、合わせて売掛金（資産の増加）が１００万円借方に入力されます。また、商品を販売したことにより、資産が減少しますから、商品科目で８０万円を貸方に入力し、同時に、仕入高（費用）を８０万円借方に入力します（図３）。
ここで、注意すべきは、仕入れた商品をいったん資産として入力することです。たとえ販売先が決まっていても、通常、仕入れた製品はいったん企業の倉庫などに入れられ、一定期間がたってから、顧客に届けられます。仮に、顧客が注文をキャンセルした場合、この商品は、この企業の在庫として残ることになります。このため、商品は、仕入れてから実際に顧客に届けるまでの間は、その企業の資産として考えられるわけです。
このように、いちいち借方、貸方にペアで入力していく方法は、財務会計システム独特の考え方ですが、この方法により、財務会計システムが出力する様々なレポートを正確に作成することが可能になります。
また、このような仕訳は全て手作業による入力で行われるわけではなく、財務会計システムの機能としてかなりな部分が自動的に行われるようになっています。
[SMART_CONTENT]
ERP入門： 財務会計システムとは（第1回）~財務会計システムと勘定科目
ERP入門： 財務会計システムとは（第2回）~利益
ERP入門： 財務会計システムとは（第3回）~ 仕訳
ERP入門： 財務会計システムとは（第4回）~ 総勘定元帳と残高表
ERP入門： 財務会計システムとは（第5回）~ 貸借対照表と損益計算書
ERP入門： 財務会計システムとは（第6回）~ 締めと決算
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