業務効率化を図る意義は、企業だけでなく国も理解し実践しています。安倍首相内閣が推進する「働き方改革」でも業務効率化は重要課題とされており、従業員の負担を軽減することはもちろんのこと、それによって企業にもたらされる効果にも着目しています。
それでは一体、業務効率化とは何でしょうか？
企業にとってのそれは、最終的に「利益率の向上」に繋がります。
企業を取り巻く社会環境や経済環境、あるいは顧客ニーズといった事象はめまぐるしく変化しており、こうした現代ビジネスを生き抜くために経営戦略や組織体制の変更、人材やシステムの戦略的投入が必要です。しかしながら、企業規模が大きくなるについて組織が肥大し、複雑になり、細分化され、縦割りが始まると業務プロセスが複雑になり、業務効率が下がっていきます。これは大企業に限ったことではないことも事実です。現代ビジネスを生き抜くための変化が、企業にサイロ化や硬直化という問題を生んでしまっているのです。
そこで、企業全体での業務効率化を目指し、如何なる変化にも対応できる企業体質を作ることが大切です。今回は業務効率化の手法や成功するためのポイントをご紹介いたします。
業務効率化の代表的な手法
それでは、業務効率化における代表的な取り組みについてご紹介します。
1.業務効率化のコンセプトを決定する
業務効率化といってもいろいろな取り組みがあります。これを決定するにはまず「どんな目的を持って業務効率化を目指すのか？」を明確にすることが肝要です。いわゆるコンセプトの決定ですが、これを最初に決めることで業務効率化への取り組みが大きく変化します。
2.ITツールを活用する
業務効率化によって企業の目的を達成するためにはときにITツールの力が必要不可欠になります。特に企業全体に影響を与えるような業務効率化を目指す場合は、真に効率化を実践できるツールを吟味する必要があります。
一般的に業務効率化に貢献する主なITツールは次の通りです。
ERP（Enterprise Resource Planning）
経営上欠かせないITツール群を統合的に提供しているのがERPです。財務会計システムでリアルタイムな経営状況を把握したり、CRMで顧客情報を管理・分析したりと、様々な導入効果を持ちます。各モジュールは互いに連携しており、1つのデータベースを共有しているためデータの受け渡しがスピーディであり、部署ごとに分断していた部門システムが1つのシステムとして完成します。
RPA（Robotic Process Automation）
2017年頃から注目されているITツールであり、パソコン上の定型業務のほとんどを自動化できるソフトウェアロボットです。開発者が定義したプログラムは任意のタイミングで実行され、本来人が行ってきた定型作業を完全に自動化することが可能です。AIと連携することで、定性的な判断を必要とする業務にも活用できます。
VDI（Virtual Desktop Infrastructure）
「仮想デスクトップ」といって、パソコン内にあるデスクトップ環境をサーバー側で集約管理するためのITツールです。VDIがあることでフリーアドレスオフィスやリモートワークを実現でき、どこにいてもデスクに座っているのとまったく同じ環境で作業ができます。
MDM（Mobile Device Management）
組織が従業員に対して貸与したスマートフォンやタブレットを一元的に管理するためのITツールです。近年、ビジネスパーソンが社用のスマートフォンやタブレットなどのデバイスを複数所持することが当たり前になっており、企業としては管理すべきデバイスが増大しています。そうした際の効率化ITツールとしてMDMは活躍します。
Collaboration Tool
企業全体のコミュニケーションを促進するためのITツールであり、業務効率化に向けた基本的なITツールでもあります。様々な機能によって従業員同士のコミュニケーションが活発化するため、業務効率化を実現するための基盤になります。
3.BPMの実践
BPM（Business Process Management）とは現状のビジネスプロセスを見直し、再構築し、継続的に改善していく取り組みのことです。企業が今当たり前のように行っている業務を見つめ直して、問題があるポイントを特定し、そこを改善することで業務効率化を実現することができます。ポイントはビジネスプロセスとビジネスプロセスの繋がりを意識し、全体を俯瞰した上で再構築することです。Oracle NetSuiteやOracle ERP CloudなどのERPには、あらかじめベストプラクティスの業務プロセスがプリセットされているので、それを活用することも検討すると良いでしょう。
4.リモートワーク等への取り組み
社内オフィスとは別の場所（シェアオフィスなど）でも同じように仕事ができる環境を整えるサテライトオフィスや、完全在宅勤務型のテレワークなど、各企業がそれぞれの環境に応じて最適なリモートワーク環境を整えることで業務効率化が大幅に促進します。
リモートワークの利点は従業員の移動時間が大幅に圧縮されるため、その分の時間を有意義に過ごすことができ、最終的にそれが業務効率化に繋がることです。たとえば完全在宅勤務型のテレワークならば通勤時間が丸々削減されるため、従業員は朝ゆっくりと支度をし、夕方は家族との時間を確保して有意義に過ごすことができます。こうして従業員のワークライフバランスを整えることで、それが結果として業務効率化という結果還ってくるわけです。
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業務効率化のポイント
業務効率化を実施するにあたって最適な手法を選択することはもちろん、ここで紹介するポイントを押させることも大切です。
Point1. 業務効率化は1日にしてならず
業務効率化は短期的に実現できるものではなく、本質的な効果を得るためには長期視点での取り組みが必要です。しかしながら、ある程度施策を展開してなんとなく業務効率化が実現したように思い、そこで取り組みが終わってしまうケースが少なくありません。業務効率化を実現するために大切なのが「継続的な取り組み」です。一見業務効率化に成功したように思えてもそこで手を止めず、継続的に取り組んでいくことで本当の業務効率化を実現します。
Point2. 複数施策を組み合わせる
業務効率化を実施するにあたって、何か1つの施策で取り組むのではなく複数の施策を組み合わせることで本質的な業務効率化が実現します。その際は「なぜ業務効率化が上手くいったのか？なぜ上手くいかないのか？」を理解するために、しっかりと効果検証を実施することが大切です。
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Point3. PDCAサイクルを徹底する
ビジネスパーソンならば誰もが知っているフレームワークであり、今更説明の必要はないとい思うかもしれません。しかしながら、PDCAサイクルを正しく実施できている人もまた少ないのが事実です。PDCAサイクルを徹底して正しく実施することで、効率良く業務効率化を実施していくことができます。
Point4.IT活用とセットで考える
業務効率化を実践するためにはITが必要不可欠です。どこに無駄があるのかを見極めて最適なITの導入を行うことで業務効率化を実現することができます。
以上、業務効率化はしっかりと目的を持ち、これらのポイントを押さえて正しく実行しましょう。
