部品、仕掛品、原材料、完成品、etc…。これらアイテムの適切な管理を目指し、キャッシュフローの改善や機会損失の防止を目指すのが在庫管理の本質です。そしてこうした適切な在庫管理を実現するために重要なのが“在庫管理表”。このテンプレートが使えるかどうかで在庫管理の難易度が大きく変わってきます。
しかし、実際に在庫管理表を作ってみてもなかなか現場で機能しないという方は多いのではないでしょうか？
そこで今回は在庫管理表を作成する上での問題点から、使えるテンプレートを作る7つのポイントを紹介していきたいと思います。
在庫管理表を作成する上での問題点
在庫管理表を作成しても現場で上手く機能しないという場合、ほとんどのケースに今日出した問題点があります。
- 複雑で作成した本人にしか使い方が分からない
- 改訂に次ぐ改訂で現場がついていけていない
- 入力ミスがあったとしても問題点が分からない
- 管理表担当社がいないと在庫管理業務が止まる
在庫管理表というのは基本的にシンプルに作成する必要があります。そもそも複雑な業務にも関わらず、在庫管理表まで複雑にしてしまうと現場では上手く機能しません。
シンプルに作ることを心掛ける
使えるテンプレートを作るための第一歩は、やはりシンプルな在庫管理表を目指すことです。あまりに複雑で作成した本人にしか分からないようなものでは当然現場に馴染みません。
誰が見ても分かりやすいようにレイアウトを工夫するために、客観的視点から作成していく必要があります。作成段階でレビューしてもらい、周りの意見を取り入れると比較的簡単に分かりやすい在庫管理表を作成できます。
プロトタイプの段階で問題点をすべて洗い出す
在庫管理表を作成した現場社員もやっと慣れてきたと思ったら改訂が入り、また一から使い方を覚えるという作業の繰り返しでは、いつまで経っても現場で機能するテンプレートにはなりません。
従ってプロトタイプ(原型)を作成した段階で現場へ投入し、早々に問題点をすべて洗い出してしまいまいきなり100％の完成度を目指してしまうと作成に時間がかかる上に必ず数回の改訂が入ってしまいます。
現場社員を混乱させないためにも70％程度の完成度で一度投入し、問題点を洗い出したうえで残りの30％を完成させていくことがポイントです。
入力ミスの場所を分かりやすくする
よくあるのがデータ参照元が多すぎて、入力ミスをしていても一体どこでミスをしたのかが把握できないケースです。人の手で入力してる以上ミスは必ず発生するものなのでこれを考慮したテンプレートにしなければなりません。
できるだけデータ参照元を少なくし、入力ミスの場所を簡単に把握できるように作成しましょう。
そもそも入力ミスをしない設計にする
入力ミスの場所を分かりやすくする以前に大切なのが、入力ミスをしない設計で在庫管理表を作ることです。最も簡単な方法は「データ入力規則機能」で入力データの規則を設定する方法になります。
セルの入力データ規則を設定することで規則以外のデータが入力された場合エラーメッセージが表示されるので、ユーザーはその場でミスに気が付くことができます。
もう一つ、セルにコメントを挿入しておくという方法があります。まだ在庫管理表に慣れていないユーザーはコメントを確認しながら作業を行えるので、ミスを極力防止することが可能です。
もちろんこうした対策を取っても入力ミスは必ず発生するものなので、入力ミスの場所を分かりやすくすることも忘れないでください。
複数スタッフに使い方を覚えてもらう
これは在庫管理表自体に問題があるというより教育不足で問題が発生してしまうケースです。もしも在庫管理表を扱える担当者が1人しかいない場合、担当者が不在になると在庫管理業務が回らないという事態にもなりかねません。
万が一急な退職でもあれば一気に在庫管理業務ができなくなってしまいます。
従って必ず在庫管理表の使い方を複数スタッフに覚えてもらうよう徹底しましょう。
「何を？」「いくつ？」から始める
在庫管理を本格的に行っている企業のテンプレートを見てみると、入庫場所から出庫場所など多角面から在庫を管理していることが分かります。しかし、いきなりこうした在庫管理表を作成しても現場で上手く機能することはないでしょう。
そこで在庫管理の基本に戻って「何を？」「いくつ？」保管しているのかという管理から始めましょう。
「何を？」といのは在庫の品目です。アイテム名や品番などを確認できるよう簡単な入力欄を設けましょう。そして「いくつ？」というのは現状の在庫数についてなので、「入庫数-出庫数」で簡単に在庫数を把握することができます。
最初はこの2つのポイントを絞り在庫管理表を作るだけでも、それなりに在庫管理業務を行うことができます。
ここから必要に応じて歩留まり管理や金額管理を加えていくことで、より実用的な在庫管理表に仕上げていくことができます。
管理場所の記入も忘れずに
もう一つ在庫管理表に忘れないでいただきたいのが、部品の管理場所をしっかりと明記することです。これは使いやすいテンプレートを作るためというよりも在庫管理業務を楽にするために必要なことです。
在庫の管理場所がしっかりと明記されていれば在庫品を取りだすときに迷うことありまません。一回一回で効率化できる時間は微々たるものですが、それが何度も、そして何日も続けば大きな効率化に繋がります。
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在庫管理システムでより快適な管理環境を
ここまで在庫管理表を作成する上でのポイントを紹介してきました。要点を改めてまとめておきましょう。
- 誰が見ても分かりやすいようにレイアウトを工夫する(周囲の意見を取りれると良し)
- 70％程度の完成度で一度現場投入し問題点をすべて洗い出す
- データ参照元をできる限り少なくした入力ミスの場所を分かりやすくする
- データ入力規則機能やコメント挿入などでミスが発生しづらい設計にする
- 複数スタッフに使い方を覚えてもらうことで万が一の事態に備える
- 「何を？」「いくつ？」保管しているかというシンプルな設計から始める
- 管理場所を明記した在庫管理を楽にする
以上7つのポイントを守ることで、使いやすく現場で機能する在庫管理表を作成することができます。
そして在庫管理表での管理よりも快適な環境を目指す方には、在庫管理システムの導入がおすすめです。製品によって特徴は異なりますが在庫管理はもちろん管理場所や金額管理などかなり細かいところまで管理業務を行うことができます。
加えて販売管理システムや仕入管理システムとの連携も取れるので、仕入から販売までのフローを全体的に効率化することができるのです。
ちなみに各システムで連携の取れている環境を作るためにはクラウドERPというソリューションが必要になります。「NetSuite（ネットスイート）」は、在庫管理、顧客管理、販売管理などの業務システムを一気通貫で連携できるクラウドERPソリューションになります。このような環境にうってつけです。
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まとめ
いかがでしょうか？これで今まで在庫管理表作成に悩まれていた方も、現場で機能するテンプレートを作ることができれば幸いです。最後に1番重要なポイントを挙げておくとやはり使いやすさにとにかくこだわることですね。
使いやすい在庫管理表なら誰でも簡単に使い方を覚えられますし、使用していてストレスもありません。
使いやすさを追求しつつ管理業務が楽になる在庫管理表を目指しましょう。
