部品にしろ製品にしろ何かしらの在庫を抱える必要がある企業では、必ず在庫管理業務が必要です。管理が行き届いていないと在庫数の過不足が発生したり余剰在庫によるキャッシュフローの悪化が生まれてしまいます。
在庫自体が経営状況を圧迫するケースも少なくないので、在庫管理とは企業にとって大きな死活問題でもあるのです。
しかし在庫管理には本当に多くの手法があり、やることも多いのでなかなか上手くいかないという企業が多いのではないでしょうか？特に棚管理はその中の一つであり、敬遠してしまっている企業も珍しくありません。
棚管理ができていないとどのようなリスクが発生するのか？適切な管理方法は？など、在庫管理を適切に行うための情報を紹介していきたいと思います。
棚管理ができないことで発生する3つのリスク
1. 特定の置き場がないことで在庫が散在する
在庫管理の基本中の基本として大切なことは「特定のものを特定の場所に置く」ということです。これが守られていなければまず適切な在庫管理は実現しません。
いわゆる“固定ロケーション管理”というものですね。
棚管理では主に細かい部品などを管理することが多いですが、もしも在庫が散在しているとしたらどうなるでしょう？まず、目的の部品を探すのに無駄な時間を消費することになります。
仮に1日30分部品探しに時間を費やしているとしたら1ヵ月で10時間もの時間を無駄にしていることになります。(月間20日労働で計算)8時間労働の環境であれば丸1日とちょっとなので明らかな労働生産性に低下です。
また、特定の置き場がないことで在庫の適切な管理ができなくなり劣化が早まります。それに気付かずに使用すると最悪不良製品を納品してしまう可能性すらあるので、顧客からの信用を失いかねない大問題です。
2. 在庫を紛失しやすくなる
棚管理がされていない(特定の置き場が決まっていない)場合、在庫が紛失するといったことは日常茶飯事でしょう。在庫は言わば現金化されていない資源なので紛失はキャッシュの損失を意味します。
さらに在庫紛失により顧客からの発注に対応できないといったケースもあり、納期に遅延が発生してしまうでしょう。
どちらも経営上大打撃なので絶対的に避けるべきですね。
3. 余剰在庫が発生してしまう
同じ在庫品があちらこちらに散在している状態だと、数量の把握が困難になります。このため、実際の総量よりも少なく感じてしまうため余分に部品を購入するといったケースが少なくありません。
結果、余剰在庫を生んでしまいキャッシュフローを悪化させているのです。
これまで棚管理を実施していなかった企業では、まさかこれほどリスクがあるとは思わなかったというところが多いと思います。何事も「行うことのメリット」よりも「行わないことのデメリット」を知ることが大切ですね。
適切な棚管理を行うために実践したい7のこと
1. ロケーションを決める
まずは棚をどこに配置するか？ということですが、在庫置き場がある企業なら当然そこがロケーションになりますね。専用の在庫置き場がないという場合は棚管理専用のロケーションを決定しておきましょう。
簡単に仕切りを作るといったことで構わないので棚管理専用としてロケーションを確保することで、適切な管理がしやすくなります。
2. 管理するものを決める
在庫管理において棚は非常に重要なものですが、管理できるものは限られています。向いているのはネジなどの小さな部品などであり、あまり多きなものは棚管理に向いていません。
ある程度大きさのあるものなら固定ロケーション管理で積み上げていくのが一般的な管理方法かと思います。
また、管理するものを予め決めておけば棚の大きさや必要な数を把握することが可能です。
3. 棚の大きさ、高さ、段数などを決める
管理するものが決まったら、ロケーションとの兼ね合いも含め棚の大きさや高さなどを決めていきます。ここで大切なのは管理しやすい棚を設定することです。
まず棚の大きさはロケーションに合わせるとして、高さはあまり高いと在庫の出し入れがしづらくなってしまうので管理が難しくなります。段数もあまりに多いと煩雑化するので多くとも5段程度がいいでしょう。(管理するものにもよります)
このように企業によってそれぞれ管理しやすい棚というものが異なるので、ロケーションや管理するものを参考に適切な棚を定義していきましょう。棚の注文に関してはオーダーメイドで制作してくれるベンダーがいくつもあります。
4. 棚番号を振って管理しやすくする
いざ棚を購入して設置したら各棚に番号を振っていきましょう。まずは以下のようにロケーションマップを作成し、棚に番号をつけます。
このように棚番号を振っていくことで在庫Aの置き場は「B-2/1-3」と場所を特定することができます。棚管理において棚番号を付けることは必須ですので、分かりやすい番号を付けるよう心掛けましょう。
5. 特定の場所に特定の在庫を置くようにする
棚番号が決定したら在庫の置き場を特定することが大切です。いくら棚番号を付けても在庫をバラバラに置いていては意味がありません。
在庫Aはここ、在庫Bはあそこといったようにしっかりと特定の在庫置き場を決めましょう。
6. 棚や在庫ごとに表示札を付ける
簡単にで構わないので、Excelなどで「ここにはこんな在庫が管理されています」というのを棚番号付きで表示しましょう。作業員は一目で在庫の場所と棚番号を確認することができるようになります。
7. 在庫管理表を作成する
最終的には管理表を作成することで棚管理をより適切に行えるようにします。各棚には何があるのかを明確にし管理表にすることで、作業員は瞬時に在庫を見つけることができタイムロスを削減することが可能です。
流動性の低い在庫に関しては在庫数と持ち出しチェック欄などを設けることで、より適切に管理できるようになるでしょう。
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その他棚管理を適切に行うためのポイント
表示札はラミカードで強化する
印刷した表示札をただ貼り付けていると、次第に劣化していったり何かの拍子で破れてしまうことが少なくありません。この場合ラミカードで強化しておくと劣化などを防ぐことができます。
フリーロケーションも活用する
棚管理をより快適に行うために、固定ロケーションとして管理する部分とフリーロケーションとして管理する部分を分けるといいでしょう。固定ロケーション棚には特定の在庫品を置き、フリーロケーション棚にはそれ以外の在庫品を置きます。
特に突発的に発生し、あまり使用することのない在庫品がある場合フリーロケーションでの管理が重要となります。
色を付けて管理しやすくする
在庫品にはどんなものにも経年劣化というものがあるので「先入れ先出し」に従って消費していく必要があります。このとき、古い在庫品は赤い表示のところに、新しい在庫品は青い表示のところで管理しておくと瞬時に鮮度が分かるので管理が快適になります。
また、部署間で共有の棚を使用している場合は部署ごとに表示色を変えるといった管理もおすめです。
古いものは前に、新しいものは奥に
これも「先入れ先出し」を守るためのポイントですが、スーパーの陳列棚のように新しい在庫品は奥に置くようにしましょう。そうすることで自然と古い在庫品が手前に置くことができます。
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NetSuite(ネットスイート)で在庫管理を強化
在庫管理を強化してキャッシュフローを改善したいのであれば、できることは棚管理だけではありません。クラウド環境で提供される先進的ソリューションNetSuiteを導入することでより快適な在庫管理が実現します。
NetSuiteとは現代ビジネスに欠かせない“連携性の高いシステム”を提供するクラウドERPソリューションであり、在庫管理を始めあらゆるシステムを一気通貫で提供しています。
こうすることで在庫管理を組織全体で最適化し、より良いキャッシュフローと適正在庫の維持を実現することができるのです。
また、在庫管理に留まらず各部署で2重3重の業務を排除したり経営における意思決定を迅速化したりなど、様々なメリットを享受することができます。
まとめ
いかがでしょうか？在庫管理において棚管理は非常に重要な役割を果たしているのですね。もしも在庫が散在していて管理が難しいというのであれば、是非今回紹介した棚管理を実施してみてください。
ほんの少し管理に気を配るだけでもだいぶ違う結果が待っているはずです。
“適切な在庫管理は経営を楽にする”をモットーに、適切な在庫管理に励んでいただきたいと思います。
