受注・出荷・納品など、商品の販売に関わる業務を販売管理システムでまかなっている企業は多く、今や経営上欠かせないシステムの一つですね。全体数からも見ても過半数の企業が導入しているなど、その重要性がうかがえます。
そして、今後販売管理システムを導入しようと検討している企業も多いでしょう。組織規模が大きくなり取引が増加してくるとExcelでの管理はやはり限界を感じてしまいますね。
ただそんな企業の中には「販売管理システムにメリットはあるのか？」と、導入に踏み切れない企業も多いと思います。
果たして販売管理システムのメリットとは何なのか？具体的に紹介していきたいと思います。
販売管理システムを導入する4つのメリット
1.業務効率化によるコストカット
一口に販売管理と言っても実に様々な業務が存在します。見積書の発行、売掛金の管理、受注や出荷処理、広義では在庫管理も販売管理に含まれる業務です。
こうした数々の業務をすべて人の手で行うのにはさすがに限界があります。まだまだ限界までいっていないとしても、無駄が多いので自然と業務時間が長くなってしまうでしょう。
販売管理システムでは、こうした業務をできる限り自動化することで業務効率化につながります。複雑なデータ処理をシステムに任せたり業務数が減ることで労働生産性が向上するので、事実上コストカット(主に人件費)削減になるのです。
2.データの正確性向上
例えばシステムのない販売管理の場合、見積書を発行して受注まで至るとそこで再び処理を行わなければなりません。つまり2重3重の業務が生まれるのでミスが起こりやすくなるのです。販売管理では桁一つ間違えるだけも後々大きな問題になってしまうので、ミスは極力無くす必要があるでしょう。
販売管理システムでは見積もり内容から受注処置を行うなど、データ処理を限りなくシステムで賄うことができます。こうすることで人為的ミスを排除することができるのです。
3.販売業務の標準化
業務の標準化というのは労働生産性を向上させたり属人化を防ぐ上でとても重要なポイントです。販売管理に関わる人材がまんべんなく業務を理解していないと、理解のある人材が不在となったときに対処することができません。
しかし、従来の管理手法では標準化が難しく、販売管理業務のスキルは人材によってバラバラでした。
販売管理システムを導入すると業務が統一されるので標準化が簡単になり、部署全体で共有することができます。こうすれば人材の変動にも対応でき無駄をなくしていくことができるでしょう。
4.販売データの可視化
販売データとは経営に関わる大きな要素ですので、常に可視化することが重要です。しかしExcelでの管理ですとデータを抽出した上で加工・レポート作成まで行わなければなりません。従って販売データを可視化するだけでも丸1日かかってしまうことが珍しくないのです。
しかし、最近ではデータをリアルタイムで可視化できる販売管理システムも増えているので、丸1日かかっていたロスタイムを一気にゼロへと短縮することが可能です。経営者は常にデータを手元に置くことができるので意思決定が迅速化し、社員は本来業務に集中することができるので労働生産性が向上します。
いかがでしょうか？販売管理システムを一つ導入するだけでここまで多くのメリットがあります。ただしこれはあくまで販売管理システム自体のメリットです。
もしも販売管理システムをクラウドサービスで導入したら、他にどのようなメリットがあるのでしょうか？
“クラウドサービス”で導入するメリット
システム運用負荷が一切ない
クラウドサービスとはインターネット経由で利用するサービスですので、システムをサーバ上にインストールする必要がありません。つまりはサーバ自体が不要なため運用負荷が一切ないのです。
どのようなシステムであれば運用業務とはかなりの負荷が強いられるものですので、情報システムの業務負荷を軽減しIT戦略へと注力させることができます。
もちろん、システム運用に関わる人件費もかからないのでトータル的なコストカットにつながるでしょう。
初期コストを抑えて導入できる
オンプレミス環境で販売管理システムを導入するためには、サーバ調達から多額のコストがかかってしまいます。さらにパッケージコストや設定費などを含めると導入コストだけで数百万円かかるケースは少なくありません。
一方、クラウドサービスでは導入にかかる初期コストはゼロ～数万円程度。オンプレミス環境と比べると圧倒的に低コストで導入することができます。
ランニングコストも抑えられる
「オンプレミスなら導入コストだけだけど、クラウドサービスにはランニングコストがあるから結果的に高くなる」と考えクラウドサービス導入に踏み切れない企業も多いと思います。
しかしこれは大きな誤解です。そもそもオンプレミスにも毎月システム運用に関わる人件費というランニングコストがかかっています。さらに保守費用や定期的なバージョンアップ、サーバの買い替え、バックアップなどを考えると長期的にも大きなコストがかかっているのです。
その点、クラウドサービスでは初めからすべてランニングコストに含まれているため、トータルコストを抑えることもでき予算戦略を立てやすくなります。
バージョンアップはベンダーが自動で行ってくれる
バージョンアップに関してですが、オンプレミスなら当然個別に対応する必要があります。日中業務を止めるわけにはいかないので夜間や休日に対応するといったケースも多いのではないでしょうか？
クラウドサービスならバージョンアップもベンダーが対応しますので、ユーザー企業として行うことはありません。強いて言えば事前に告知されるバージョンアップ日時(基本的に週末)に業務が被らないようにすることくらいでしょう。
つまり何もせずとも常に最新バージョンを利用できるということです。
いつでもどこでも利用できる
クラウドサービスはインターネット経由で利用するサービスと説明しましたが、これはかなりの強みです。ユーザー企業は場所や時間やデバイスも選ばず、いつでも好きなときにシステムへアクセスすることができます。
出張先や営業先、もちろん自宅からでもインターネット環境とデバイスさえあれば問題ありません。ただし、フリーのWi-Fiスポットなど信頼の低いネットワークを使用しないよう注意する必要があります。
その点さえしっかりと意識できていれば、いつでもどこでも販売データを可視化することができるでしょう。
意外とセキュリティ性が高い
クラウドサービスではデータを社外に保管するということに抵抗を持つ方も多いと思います。特にサイバー攻撃が深刻化している現代において「社内の方が安全」考えるのは至極当然でしょう。
しかし実は、ほとんどの企業がクラウド環境にデータを預けた方が安全だということをご存知でしたか？
クラウドサービスはお客様からデータを預かっている関係上、セキュリティには常に最新の注意は払っています。独自にセキュリティ体制を敷くベンダーもあればセキュリティ生の高いクラウドサーバを利用しているベンダーもあります。
総じて言えることは、中小企業が独自にセキュリティ対策を取るよりも強力だということです。
つまり、クラウドサービスで販売管理システムを導入するだけでセキュリティ対策になるということ。そう考えると毎月のコストも安く感じますね。
いかがでしょうか？クラウドサービスとして販売管理システムを導入するメリットは他にもありますが、結論から言えることは「クラウド販売管理“最強”！」ということです。もちろん、環境によってはオンプレミスの方がいい場合もありますが、トレンドはやはりクラウドサービスでしょう。
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クラウドERP「NetSuite(ネットスイート)」はもっと“スゴイ”
クラウドERPというのはあらゆる企業システムを一気通貫で提供するERP(統合基幹業務)ソリューションを、クラウドサービスとして提供するものです。
販売管理システムを含め重要な企業システムをすべて導入するためには、通常いくつものサーバを設置しパッケージを購入しなければなりません。
しかしクラウドERPならばそういった環境を一切排除し、クラウドサービスとしてすべてのシステムを導入することができるのです。
例えるならばPlayStation4、WiiU、任天堂3DS、Xboxといったゲーム機をすべて揃える必要なく、インターネット環境とPCさえあればすべてのプラットフォームとタイトルをプレイできるといったところです。(実際は少し違いますが、それくらい“スゴイ”ということです)
販売管理システムだけでなく会計管理システム、在庫管理システム、顧客管理システムなどあらゆるシステムで連携が取れているので、販売管理システム単体を導入するよりも遥かな業務効率化やコストカットを実現します。
もちろん先ほど紹介したクラウドサービスとしのメリットも持ち合わせています。
そしてそんなクラウドERPの中でも世界3万社に導入され、今やNo.1の成長率を持っているのが「NetSuite(ネットスイート)」というソリューションなのです。
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まとめ
いかがでしょうか？そろそろExcelでの管理に限界を感じてきたのであれば、販売管理システムの導入は必須でしょう。そして選ぶならばクラウドサービス。さらに言えばクラウドERPで強い基盤を作るのがおすすめです。
何にせよ、本記事にて販売管理システムのメリットと魅力が伝わったのであれば幸いです。
これからもIT化が加速するであろう現代ビジネスにおいて、早期段階からIT環境を取り入れることは今後の備えにもなります。
ITスキルに自信がない方でも操作できる製品も多くリリースされているので、この機会に検討してみてはいかがでしょうか？
