グループウェアとは、ある組織、集団でネットワークを活用した情報共有を行うためのソフトウェア。組織、集団での円滑な情報共有を目的として作られた。近年では特に、簡単にどこからでもアクセスできることが求められているため、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどの機器からアクセスができるものが求められている。
具体的には、電子メールや電子掲示板、チャットなど、メッセージを交換しコミュニケーションを図るものが該当する。これらは情報のグループ共有が可能で、会社からのメッセージや情報を簡単に関係者へ周知することができる。
また、近年ではスケジュール機能、ワークフロー機能、ファイルの共有機能もよく利用される。
スケジュール機能では、自分のスケジュールの記入・閲覧だけでなく、メンバーのスケジュールも閲覧・共有できるため、誰がどこで何をしているのか可視化できる。共有のスケジュールへ会議の出席などの日程調整や、会議室等の施設予約機能も可能。
ワークフロー機能では、旅費の精算や稟議書の決済等に利用されており、従来であれば紙で承認作業をしていたものも電子的な処理が可能になった。
ファイル共有機能では、グループで共有したいファイルの保存に利用される。