備品消耗品費は、企業が事業を遂行する上で必要な資材のうち、金額が小さかったり、使用できる期間が短かったりするものに対して適用される。具体的には10万円未満で、使用できる期間が1年未満の小型の機械や工具、車両に関する部品などが該当する。そのほか、事務で使う筆記具やコピー用紙なども含まれる。
金額が10万円を超えたり、長期間使えたりするものについては、固定資産として計上される。金額の判定においては経理が税込で処理していれば税込価格で、税抜で処理していれば税抜価格で判断される。ただし、中小企業の場合は、最大30万円未満まで固定資産にするか備品消耗品費にするかを選べる特例がある。固定資産には減価償却が適用され、備品消耗費日とは会計上の処理が大きく変わる。そのため、仕入れる時点で、その扱いをどちらにするかを決めておく必要がある。
なお、企業によっては備品費と消耗品費とを別々に計上することも珍しくない。その場合、備品費の定義は10万円を超える固定資産として、それ以外を消耗品費とするのが一般的。